Секретарь - помощник руководителя

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывает и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, применяет компьютерную технику, предназначенную для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• Организовывает проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание.
• Организовывает прием посетителей.
• Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, электронной почте и своевременно доводит ее до сведения руководителя.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществляет контроль над исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Требования:

Секретарь должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

– правила эксплуатации вычислительной техники;

– правила делового общения;

– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

– правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;

– правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

– основы этики, эстетики и делового этикета;

– структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

– архивное дело.

Условия:

• Работа в уютном офисе в центре города.
• Официальное трудоустройство.
• График работы с 09-00 до 18-00, пятница с 09-00 до 16-45.
• Предоставляются услуги ДМС после 6 месяцев работы.
• Социальный пакет (материальная поддержка в честь значимых событий в жизни сотрудников: рождение детей, свадьба, подарки детям на новый год и др).