Секретарь коммерческой службы

Обязанности:

• организационное обеспечение деятельности Коммерческой службы (КС):
  • организация и планирование рабочего календаря;
  • подготовка к встречам и совещаниям, телефонным переговорам и видеоконференциям;
  • подготовка различной информации, отчетных данных для КС (разовые поручения);
• оптимизация использования рабочего времени Коммерческого директора: контроль готовности сотрудников к рабочим встречам, подготовка необходимой информации и документации для проведения совещания;
• прием и распределение поступающих звонков, корреспонденции и документации. Подготовка ответов авторам писем, адресованных руководителю;
• организация командировок сотрудников КС: заказ билетов, бронирование гостиниц, трансфер, оформление в базе 1С, оформление финансовых отчетов по командировке Коммерческого директора;
• подготовка отчетов и презентаций с аналитикой по результатам работы подразделений КС;
• разработка проектов документов (распоряжений, приказов и т.п.) по деятельности КС;
• организационная и административная поддержка отраслевых конференций (выставки, конференции и форумы): оформление участия, заключение договоров, контроль оплаты счетов и получение закрывающих документов; аренда конференц-залов, заказ питания (кофе-брейки, обеды);
• контроль хода постановки и выполнения задач сотрудниками КС;
• работа с внешними поставщиками услуг: переводчиками, дизайнерами и типографиями (организация изготовления презентационных материалов по готовым макетам (каталоги, буклеты));
• работа с сервисом корпоративного такси (Яндекс);
• управление документооборотом КС.

Наш будущий сотрудник владеет:

• навыками рационального планирования и распределения своего рабочего времени;
• базовыми знаниями в области экономики, права, финансов, делового этикета;
• знаниями основ ведения переговоров (в том числе телефонных), деловой переписки, договорной работы;
• основами делопроизводства;
• знаниями, что такое договор, спецификация, доп. соглашение, счет, товарная накладная, счет-фактура и знает, что с ними делать;
• офисным программным обеспечением (MS Office) на уровне уверенного пользователя;
• английским языком (не ниже B1).

Наши ожидания:

• высшее/незаконченное высшее образование;
• ответственность;
• активная жизненная позиция;
• умение структурировать данные;
• грамотная устная и письменная речь;
• умение переключаться между разными задачами;
• коммуникабельность и доброжелательность;
• умение договариваться;
• стрессоустойчивость.

Мы предлагаем:

• полный рабочий день с 09:00 до 18:00, 5/2;
• комфортное рабочее место в современном офисе уровня А+;
• профессиональный коллектив;
• возможность развиваться, предлагать и внедрять свои идеи;
• конкурентная заработная плата;
• социальный пакет после завершения испытательного срока (на выбор: ДМС, компенсация питания, компенсация проезда, курсы английского языка);
• трудоустройство в соответствии с ТК РФ, полностью "белая" зарплата;
• премирование по результатам работы;
• свой кафетерий, оборудованная столовая (можно со своей едой);
• офис: Санкт-Петербург, ул. Маяковского.