Офис-менеджер/Секретарь

Обязанности:

• Полное обеспечение жизнедеятельности офиса (контроль наличия и закупка канцелярии и расходных хозяйственных материалов для нужд офиса);
• Контроль за результатом регулярных уборок, поддержание порядка в офисе;
• Поддержание работоспособности бытового оборудования (кофемашина, холодильник, кулер);
• Работа с офисным оборудованием (ксерокс, сканер);
• Управление входящей и исходящей корреспонденцией (прием/отправка корреспонденции, электронной и бумажной почты курьерской службой, почтой России);
• Прием и распределение входящих звонков;
• Визовая поддержка;
• Заказ ж/д и авиа-билетов, бронирование гостиниц;
• Сбор первичных документов с контрагентов;
• Контроль остатков денежных средств на платежных сервисах (такси, телефония и др.);
• Взаимодействие с курьерскими службами;
• Прием гостей, административная и хозяйственная поддержка встреч (подготовка офиса и переговорной комнаты, чай/кофе, конфеты, печенье для гостей);
• Помощь коллегам в организации корпоративных мероприятий;
• Информационная поддержка подразделений и руководителя;
• Составлять протоколы совещаний, онлайн и через ZOOM
• Помощь в решении текущих вопросах;
• Ведение деловой переписки (с соблюдением конфиденциальности); обработка входящей электронной почты; входящие/исходящие звонки;
• Обеспечении бесперебойного потока информации между сотрудниками, отделами и подразделениями;
• Информирование клиентов по просьбе руководителя;
• Выполнение личных поручений руководителя.

Требования:

• Презентабельный внешний вид;
• Опыт работы на позиции офис-менеджера;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Высокая степень самоорганизации;
• Знание документооборота;
• Инициативность, тактичность, желание помогать коллегам;
• Уверенное пользование ПК, оргтехникой и офисными программами;
• Отличное знание делового этикета;
• Умение расставлять приоритеты;
• Клиентоориентированность;
• Коммуникабельность, отзывчивость, умение работать в режиме многозадачности.

Условия:

• Работа в стабильной компании;
• Оформление по ТК РФ;
• После прохождения испытательного срока полис ДМС;
• 5-ти дневная рабочая неделя;
• Дружный коллектив;
• Отдельное помещение для обеда (микроволновка, холодильник, кофемашина);
• Чай, зерновой кофе, сахар, молоко в офисе.