Офис-менеджер

Обязанности:

• обеспечение бесперебойной работы офиса,
• систематизация и поддержание порядка в организационной документации;
• обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами,
• разработка и исполнение бюджета на офисные нужды;
• организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.);
• обеспечение хранения вверенных ему материальных ценностей;
• Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций.
• Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.
• Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора.
• Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.
• Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.
• Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.
• Немедленно сообщать генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.
• Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр.) и органами.
• Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.
• Готовить справки по исполнению договоров по поручению генерального директора.
• Производить регистрацию и вести учет договоров.
• Выписывать доверенности, вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.
• Оформлять командировочные документы.
• Принимать участие в совещаниях, которые созывает генеральный директор, организовать их техническое обслуживание.
• Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.
• Выполнять разовые поручения генерального директора, которые связаны с деятельностью предприятия.
• Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.
• Соблюдать конфиденциальность информации.
• Выполнять все распоряжения руководства.
• Соблюдать сроки и правила подготовки документов.
• Обеспечивать сохранность документов.
• Придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами.
• Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.
• организация порядка использования офисной техники, в случае её неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения;
• организация встреч, приёма гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе;
• планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий;
• контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учёта рабочего времени подчинённых;
• координация завершения/начала трудового дня.

Требования:

• Навыки административно-хозяйственной деятельности
• Знание основ делопроизводства
• Знание деловой этики
• Знание ПК и офисной техники
• Грамотная речь
• Умение работать в условиях многозадачности
• Позитивное отношение к людям
• Коммуникативные навыки
• Стрессоустойчивость
• Высокая внимательность, обучаемость
• Информационная порядочность
• Ответственность
• Хозяйственность

Условия работы:

• 40-часовая рабочая неделя
• Устройство по ТК РФ
• Заработная плата в месяц: от 40 000 руб
• Режим работы: пн-пт. С 9-00 до 18-00. Перерыв 12-00 до 13-00