Обязанности:
-
Контролировать бесперебойную работу офиса руководителя;
Организовывать командировку руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.
Передавать документы на исполнение в структурное подразделение филиала или в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответа, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.
-
Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль их исполнения, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.
-
Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в отсутствие директора филиала полученную информацию, доводить до сведения ее содержание.
Передавать и принимать информацию по приёмно-переговорным устройствам (телефон, электронная почта), своевременно доводить до сведения информацию, полученную по каналам связи, отправлять исполненную документацию по адресатам.
Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.
Контролировать своевременное исполнение поручений, поставленных в системе Docs, своевременно уведомлять руководителя о просроченных исполнителями поручениях.
Принимать документы на подпись директору и главному и инженеру филиала Общества, проверять правильность их составления и оформления.
Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Составлять письма, запросы, другие документы.
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний).
Набирать текст по указанию руководителя, служебные материалы, необходимые для работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
