Секретарь Управления

Обязанности:

• По поручению руководителя подготовка, в том числе совместно с работниками структурных подразделений, служебных записок, писем, запросов, справок и других материалов.
• Получение в установленном порядке поступившей на имя руководителя корреспонденции. Проверка комплектности документов, передача их на рассмотрение руководителю и направление в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Прием и передача документов с использованием различных средств связи, печать и тиражирование материалов.
• Обеспечение контроля за своевременным рассмотрением и представлением руководителю структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка комплектности и правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись в электронном виде и на бумажных носителях.
• Обеспечение контроля за исполнением поручений руководителя и сроками согласования проектов документов, в том числе в Системе автоматизации делопроизводства ПАО «Газпром».
• Формирование и ведение дел в соответствии с установленным порядком и номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдачи в архив или уничтожения в установленные сроки.
• Выполнение обязанностей лица, ответственного за обработку персональных данных и конфиденциальное делопроизводство в Управлении в соответствии с действующими Положением об обработке персональных данных в ПАО «Газпром» и Инструкцией по работе с конфиденциальными документами в ПАО «Газпром».
• Организация проведения телефонных переговоров руководителя, видео-конференц-связи, фиксация и своевременное доведение до сведения руководителя информации, полученной по всем имеющимся каналам связи.
• Подготовка заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов и их тиражирование, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня и их регистрация), оформление протоколов и обеспечение их хранения.
• Ведение графика мероприятий (встреч, совещаний, командировок) с участием руководителя.
• Подготовка документов на командирование руководителя и работников Управления
• Ведение табеля учета рабочего времени.
• Участие в формировании (согласовании) графика отпусков, организация работы по его соблюдению, уведомление работников о времени начала их отпуска.
• Оформление заявок для пропуска посетителей и автотранспорта.
• Осуществление работы по поддержанию функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
• Организация рабочего места руководителя. Обеспечение руководителя справочниками, хозяйственными и канцелярскими принадлежностями.
• Организация работы с посетителями в приемной руководителя.

Требования:

• Высшее образование (уровень – бакалавриат и выше).
• Стаж работы по специальности (секретарь, делопроизводитель) не менее 1 года. Готовность к ненормированному рабочему дню, к условиям многозадачности. Мы ищем не личного ассистента руководителя, а именно секретаря-делопроизводителя. Желателен опыт работы с ПД, КТ.
• Отличное знание делопроизводства, грамотный русский язык.

Условия:

• Конкурентные условия оплаты;
• Расширенный социальный пакет.