Секретарь

Обязанности:

• Прием, регистрация, хранение входящей и исходящей корреспонденции, приказов по основной деятельности и других внутренних документов.
• Получение, оформление и отправка корреспонденции курьерскими службами и Почтой России.
• Прием входящих звонков, фиксация информации и передача в соответствующие подразделения.
• Организация приема посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Заказ воды.
• Прием документов и личных заявлений на подпись руководителю.
• По поручению руководителя составление писем, запросов, приказов и распоряжений, эфирных справок и других документов.
• Подготовка совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке), оформление протокола совещаний(редко).
• Соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации руководителю организации.
• Составление ежемесячного отчета для ВГТРК.
• Ежемесячные оформление гражданско-правовых договоров: своевременное подписание документов у сотрудников, учет и хранение + ежеквартальная сдача отчетности (отсканировать, подшить).
• Организация командировок руководителя и сотрудников организации: регистрация на мероприятия, поиск и бронирование оптимального варианта для проживания, организация трансфера, после - сбор закрывающих документов у контрагентов, передача в бухгалтерию. По необходимости составление служебок для авансового отчета.
• Фиксация в рабочем календаре деловых встреч, совещаний и звонков руководителя организации, контроль дедлайнов и своевременное напоминание по просьбе руководителя.
• Организация участия в профессиональных конкурсах: подготовка пакета документов, сбор материалов, контроль оплат и после окончания конкурса – сбор закрывающих документов.
• Выполнение отдельных служебных поручений руководителей структурных подразделений.
• Ежеквартальная подготовка приказов по авансовым отчетам в организации по поручению бухгалтерии.
• Оформление доверенностей на сотрудников организации в различные организации, служебных заявлений на возврат средств.
• Помощь редакции в оформлении аккредитаций на официальные мероприятия (форумы, выборы, пресс-конференции ВВП и т.п.)

Требования:

• грамотная устная и письменная речь;
• знание делового этикета;
• знание документооборота и СЭД;
• уверенное пользование ПК, оргтехникой и офисными программами;
• коммуникабельность;
• знать специфику профессии и иметь опыт не менее 1 года;

Условия:

• график работы 5/2
• полный рабочий день
• работа в стабильной компании;
• оформление по ТК РФ;
• дружный коллектив