Офис-менеджер

Мы ищем коллегу – Офис-менеджера с функциями делопроизводителя в Отдел административной поддержки:

— сотрудника, который умеет и любит работать с документами, систематизировать информацию, поддерживать порядок и внимателен к деталям;

— человека, который любит и уважает людей, умеет и хочет понимать их потребности и ищет оптимальные решения;

— ответственного коллегу, на которого можно положиться и доверять ему сложные задачи.

Над чем предстоит работать:

• работа с курьером/курьерскими службами: прием заявок через информационную систему, распределение по адресам, составление курьерского листа;
• ведение делопроизводства: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, копирование документов, сканирование документов с занесением в информационную систему, заведение счетов в оплату, контроль по закрывающим документам;
• приём и передача документов между офисами;
• прием входящих звонков и их распределение;
• встреча гостей (чай/кофе);
• взаимодействие с другими сервисными службами компании (финансовый отдел, юридический департамент, тендерный отдел, отдел персонала, ИТ);
• оперативная помощь сотрудникам в решении их вопросов, связанных с работой офиса.

Обязанности по работе в команде (в случае замены коллеги или интенсивной нагрузки):

• обеспечение закупок продуктов питания, воды, канцелярских товаров, медикаментов и т.д.;
• мониторинг офиса (проверка работоспособности бытовых приборов, электричества, состояния мебели, опрятности общих зон пользования (кухня, переговорные) с утра перед началом работы и в течение всего дня;
• организация командировок для сотрудников (покупка ж/д и авиа билетов, бронирование гостиниц, заказ такси);
• взаимодействие с арендодателем офиса.

Чтобы справляться с задачами нужны:

• высшее законченное образование;
• грамотная письменная и устная речь;
• опытный пользователь ПК;
• опыт работы с документами обязателен (работа в информационной системе – регистрация и заведение договоров, счетов и первичных документов, работа с курьером);
• опыт работы офис-менеджером, делопроизводителем от 1 года.​​