Делопроизводитель

Обязанности:

• Прием, первичная обработка и сортировка входящих документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

  Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов (писем, служебных записок, приказов и распоряжений по основной и административно-хозяйственной деятельности) в системе электронного документооборота «1С Документооборот».

  Направление документов исполнителям в структурные подразделения в соответствии с резолюцией директора / заместителей директора (посредством системы электронного документооборота «1С Документооборот», по электронной почте или лично).

  Регистрация входящих и исходящих документов в СЭД Минобрнауки России.

  Осуществление работы с приказами и распоряжениями по основной и административно-хозяйственной деятельности института: подготовка проектов, формирование, своевременное издание, регистрация в системе электронного документооборота института («1С Документооборот»), организация доставки ответственным и исполнителям, хранение, заверка и выдача копий, выписок по принятым приказам, распоряжениям, учет и формирование требуемой отчетности.

  Работа по нормоконтролю поступающих в отдел исходящих писем (проверка на соответствие нормам делопроизводства, проверка на грамотность - орфография, пунктуация и стилистика).

  Заверение гербовой печатью ИЭФБ РАН подписей уполномоченных должностных лиц на документах.

  Заверение гербовой печатью копий документов и подписей работников ИЭФБ РАН.

  Работа с входящей и исходящей документацией с грифом «Для служебного пользования».

  Участие в разработке и внедрении нормативно-методических документов по ведению делопроизводства и документообороту в ИЭФБ РАН (инструкции по ведению делопроизводства, общему и электронному документообороту, бланки документов, унифицированные формы документов и пр.).

  Участие в совершенствовании автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), для применения в институте.

  Выполнение информационно-справочной работы по документам, обеспечивающей их удобный и быстрый поиск.

  Осуществление методической и практической помощи работникам института по вопросам документооборота и организации делопроизводства.

  Замещение начальника отдела и помощника директора института (в период отпусков, больничных и пр.)

  Участие в разработке и ведение номенклатуры дел.

  Участие в работе по подготовке к передаче в архив института документальных материалов, законченных делопроизводством, и к уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

  Подготовка и отправка почтовой корреспонденции Почтой России и экспресс-почтой.

  Выполнение поручений начальника отдела в рамках делопроизводства, документооборота и текущих задач, стоящих перед отделом (ведение табеля работников отдела, составление заказов на канцелярские товары в отдел снабжения института, заполнение журналов инструктажей по технике безопасности и противопожарной безопасности).

Требования:

Высшее или среднее специальное образование образование (желательно «Документоведение и документационное обеспечение управления» или курсы переподготовки).

Аналогичный опыт работы от 2 лет, желательно в крупных государственных учреждениях.

100 % грамотность, отличное знание правил русского языка.

Знание стандартов и правил делопроизводства и документооборота (ГОСТы, нормативные документы). Опыт составления деловых писем, служебных записок, приказов и распоряжений по основной и административно-хозяйственной деятельности.

Опыт составления инструкций по ведению делопроизводства, общему и электронному документообороту.

Готовность к ненормированному рабочему дню.

Опыт работы в системах электронного документооборота (СЭД).

Уверенный пользователь ПК: Microsoft Word, Excel, почтовые системы (The Bat!, Outlook), ABBYY FineReader, Microsoft PowerPoint, 1С Документооборот, системы электронного документооборота.

Уверенный пользователь офисной оргтехникой (принтер, сканер, факс).

Умение работать с большим потоком информации в режиме многозадачности.

Умение концентрировать внимание.

Логическое мышление, умение работать как по шаблону, так и с нестандартными задачами.

Высокий уровень обучаемости и самоорганизации.

Исполнительность, стрессоустойчивость, пунктуальность, любовь к порядку, вежливость, коммуникабельность.

Условия:

• Работа в ведущем государственном научном учреждении.

  Официальное оформление с первого дня работы.

  Стабильная выплата заработной платы 2 раза в месяц.

  Годовая премия по результатам деятельности.

  Режим работы: пятидневка с 9.30 до 18.00, обед 30 мин.

  Оплачиваемый отпуск – 28 календарных дней.

  Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (до14 календарных дней).

  Оплачиваемый больничный.

  Комфортное рабочее место, обеспечение копировально-множительной техникой и ПО.

  Дружный коллектив, помощь в адаптации и обучение на рабочем месте.

  Возможность вступления в Профсоюз (льготные экскурсии, подарки детям к Новому году, Дни здоровья и пр.).

  Испытательный срок - 3 месяца.