Делопроизводитель

Обязанности:

• Принимает поступающую в учреждение корреспонденцию (документы) как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
• Осуществляет регистрацию документов в соответствии с установленным порядком

• Контролирует получение адресатом отправленной корреспонденции.

• Ведет журнал учета получаемой и отправляемой корреспонденции.
• Обеспечивает сохранность зарегистрированной корреспонденции.
• Ведет делопроизводство. Систематизирует и хранит документы текущего архива в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, положением о делопроизводстве
• Готовит и сдает в архив документы, законченные делопроизводством, составляет описи дел, передаваемые на хранение в архив.
• Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивающего удобный и быстрый их поиск, а также контроль исполнения.
• Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись.
• Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Обеспечивает рабочее место директора канцелярскими принадлежностями.
• Печатает по указанию директора служебные материалы, копирует документы на ксероксе.
• Организует прием посетителей директором ведет соответствующий журнал приема посетителей.

Требования:

• Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
• Делопроизводитель должен знать:
• постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы по ведения делопроизводства;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• правила эксплуатации офисной техники;

• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• основы организации труда и управления;
• порядок контроля за прохождением служебных и других документов;

• правила и порядок работы на персональном компьютере (ПК) с программами Microsoft Word, Microsoft Excel. Должен иметь устойчивые навыки работы на ПК с

  использованием вышеуказанных программ, а также пользоваться основными информационными и консультативными системами (Интернет, Консультант+ и т.п.).

Условия:

• Оформление по трудовой книжке.
• График работы: пятидневная рабочая неделя с 9.00 до 17.30