Бизнес-ассистент генерального директора

Обязанности:

• Организация рабочего дня генерального директора: планирование встреч, звонков, совещаний, личных мероприятий.
• Сопровождение в переговорах.
• Контроль расписания, расставление приоритетности задач.
• Подготовка и обработка отчетности, презентаций, писем и других деловых документов для генерального директора.
• Ведение деловой переписки.
• Контроль за своевременной отправкой и получением документов.
• Обработка входящих звонков, писем и запросов.
• Содействие в реализации стратегических инициатив и проектов компании.
• Контроль за выполнением сроков и задач, поставленных генеральным директором, координация работы между различными департаментами.
• Составление отчетов по проектам, мониторинг выполнения задач.
• Помощь в подготовке материалов для совещаний, встреч, ведение протоколов.
• Организация транспорта, билетов, организация командировок генерального директора.
• Участие в разработке и внедрении бизнес-планов, стратегии компании.
• Анализ и подготовка информации для принятия управленческих решений.
• Сбор и анализ информации для руководства по вопросам бизнеса, отрасли или конкурентов.
• Поддержка корпоративной культуры: организация корпоративных мероприятий и командных встреч.
• Обеспечение соблюдения корпоративных стандартов и поддержание корпоративной этики.
• Подготовка и организация поздравлений команды, заказчиков и партнеров компании.
• Быстрое реагирование на неотложные задачи и вопросы, требующие вмешательства генерального директора.
• Роль посредника между руководителем и другими сотрудниками или внешними партнерами.
• Помощь в подготовке финансовых отчетов и контроле за выполнением бюджетных обязательств.

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы на должности бизнес-ассистента не менее 1 года.
• Навыки ведения переговоров.
• Многозадачность.
• Устная и письменная коммуникация: способность ясно и убедительно выражать мысли как устно, так и письменно, включая деловую переписку, отчеты, презентации и звонки.
• Стратегическое мышление, системный подход к работе, организованность.
• Быстрая обучаемость, гибкость, умение анализировать данные и принимать самостоятельные решения.
• Энергичность, коммуникабельность, чувство такта, соблюдение субординации.
• Умение эффективно собирать, обрабатывать и анализировать информацию, предоставляемую коллегами, партнерами или клиентами.
• Знание программ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), а также других программ для работы с документацией, календарями, электронной почтой.

• Понимание основ финансов и бухгалтерии, умение работать с финансовыми отчетами, бюджетами и планами.

Условия:

• График работы: 5/2 (с 09:00 до 18:00), выходные — суббота и воскресенье.
• Офис в 5 минутах от метро «Белорусская».
• Оформление: трудовой договор (ТК).
• Сплоченный доброжелательный коллектив.

Ключевые качества:

• Энергичность, готовность решать любые задачи не откладывая их, работа на результат.
• Стрессоустойчивость, способность работать эффективно в условиях многозадачности и давления.
• Способность понимать нужды и чувства коллег, партнеров.
• Способность быстро адаптироваться к новым задачам, изменениям в приоритетах и структуре работы.
• Многозадачность в стрессовых ситуациях: умение сохранять спокойствие и продуктивность в условиях стресса, быстро и эффективно реагировать на неожиданности.
• Способность разрешать спорные ситуации, минимизируя их влияние на рабочий процесс.
• Позитивный настрой, доброжелательность.
• Нахождение подхода к каждому человеку.