Ассистент (офис генерального директора)

Дата размещения вакансии: 13.01.2020
Работодатель: Bayer
Уровень зарплаты:
з/п не указана
Город:
Москва
3-я Рыбинская ул.
Требуемый опыт работы:
Более 6 лет

Обязанности:

  • Помогает Персональному ассистенту генерального директора: Вести рабочий календарь руководителя, планировать и организовывать встречи, переговоры, телефонные конференции.
  • Участвует в организации и подготовке заседаний Совета директоров, Регионального совета, иных заседаний с участием руководителя (подготовка программы, техническое оборудование).
    При необходимости ведет протокол этих заседаний, контролирует исполнение принятых решений.
  • Оказывает административную поддержку при организации визитов высшего руководства компании Байер и др. высокопоставленных гостей:
    • участвует в подготовке к визитам;
    • отвечает за обеспечение приглашений, виз, транспорта, гостиниц и пр.;
    • подготавливает авансовые отчеты по расходам в результате данных визитов.
  • Организует поездки руководителя (заказ билетов, автомобиля, бронирование гостиницы).
  • Согласование встреч и переговоров, проводимых руководителем во время поездки). Подготовка финансовых отчетов по командировкам.
  • Координировать и отслеживать работу персонального водителя руководителя.
  • Выполняет письменные и устные переводы. Составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
  • Формирует дела, обеспечивает их сохранность. Поддерживает порядок в файлах и следит за работой с корреспонденцией, запросами и предоставление запрашиваемой информации. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
  • Компиляция/сбор данных/информации из различных источников. Сбор необходимой информации.
  • Проверка отчетов на математические и логические ошибки, коррекция.
  • Прояснение кросс-функциональных вопросов.
  • Учет канцелярских товаров, подготовка необходимых заявок для заказа.
  • Создание и ведение заявок в системе закупок, контроль по оплате.
  • Создание и ведение договоров в системе электронного документооборота (по запросу).
  • Контроль корректной отчетности, предоставление получаемых отчетов.
  • Административная поддержка Менеджера стран Кавказа и стран Центральной Азии и координация работы с региональными офисами в СНГ (планирование встреч, подготовка собраний, подготовка командировок, авансовые отчеты, запрос, сбор и консолидация информации, другие запросы).
  • Административная поддержка Финансового Бизнес партнера Фармы (подготовка собраний, командировки, авансовые отчеты, другие запросы).
Требования:
  • Высшее образование (степень бакалавра или выше)
  • Опыт работы в качестве ассистента первого лица не менее 5 лет
  • Хорошие организаторские способности
  • Хороший уровень владения ПК (MS Office)
  • Свободное знание английского языка, как устного, так и письменного, опыт переводческой деятельности
  • Отличные коммуникативные навыки, и развитые навыки межличностных отношений
  • Способность работать в мультикультурной среде
  • Умение работать с цифрами, большими объемами данных
  • Умение обобщать и структурировать информацию, выделять главное в больших объемах разнородных данных (как числовых, так и иного рода)
  • Умение представлять информацию в удобном и понятном виде
  • Знание азов Excel (минимум на уровне функций типа ВПР, СУММЕСЛИ, СЦЕПИТЬ и т.д., сортировок, автозамен, простейших сводных таблиц (включая создание исходников)
  • Аналитический склад ума
  • Ответственность за качество выполняемой работы
  • Конструктивный подход к выполнению задачи
  • Отличные коммуникационные навыки
  • Умение сохранять конфиденциальность