Заместитель руководителя отдела по документообороту (пгт.Забайкальск)

Обязанности:

• ведение общеорганизационного документооборота и делопроизводства, оптимизацию деятельности Общества в области делопроизводства с внедрением, ведением и совершенствованием электронного документооборота;
• организация внешнего документооборота и документооборота с компаниями Группы, реализация функции «одного окна» в Группе компаний «НСЗК»;
• разработка и внедрение Регламентов, Положений, Инструкций,, касающихся вопросов регистрации и иной работы с входящей и исходящей документацией, организация обучения работников Общества по направлению деятельности структурного подразделения и оказание методической помощи работникам по применению документов, касающихся документооборота Общества;
• координация и контроль деятельности по приему, обработке, регистрации, учету, сканированию, копированию, хранению, передаче в соответствующие структурные подразделения документов в части общеорганизационного документооборота текущего делопроизводства, их согласования и подписания;
• ведение унифицированных систем документации и табелей/реестров/каталогов документов различного назначения и уровня управления, классификаторов документной информации, а также поддержание актуальности информации в указанных системах/реестрах/каталогах/классификаторах;
• контроль согласования документов в соответствии с внутренними нормативными актами, регламентирующими сроки и порядок согласования документов, контроль правильности согласования (наличия необходимых виз согласования) к документам, передаваемым на подпись руководству;
• контроль своевременного рассмотрения структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, сроков исполнения документов (в том числе подготовки ответов на входящие письма/обращения/документы) и их правильного оформления, информирование руководства Общества в установленном порядке о состоянии исполнения документов, находящихся на контроле;
• контроль сканирования и последующего размещения в корпоративной системе «1С: ДО» документов, поступивших в бумажном виде в части общеорганизационного документооборота и делопроизводства, а также внесения их в принятые в Обществе унифицированные системы учета документации;
• обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
• ведение электронного архива, своевременная актуализацию содержащейся в нем информации;
• разработка и актуализация номенклатуры дел;
• ведение работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Общества, в соответствии с законодательством по архивному делу РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями федеральной архивной службы РФ;
• составление описей дел для передачи документов в архив, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;
• организация проведения экспертизы ценности документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения;
• контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
• контроль обеспечения административной и организационной поддержки генерального руководства Общества, а также организационно-технического обеспечения административно-распорядительной деятельности генерального руководства Общества;
• контроль обеспечения работы приемной и комнат для переговоров, ведения работы с посетителями;
• контроль обеспечения приема делегаций, встреч с партнерами, служебных командировки работников Общества, организации travel-поддержки (заказ билетов, бронирование гостиниц, трансфер, визовая поддержка);
• составление справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;
• ведение Журнала учета печатей и штампов в Обществе, контроль движения, хранения и уничтожения печатей и штампов, сбор заявок на их изготовление;
• достоверное составление и своевременное представление отчетности по направлению деятельности структурного подразделения для Руководства Общества, ГК «НСЗК» и для внешних пользователей.

Требования:

— Высшее образование.

— Знание программ: Microsoft Office (Word, Excel), желательно знание «1С: Документооборот» или иной системы электронного документооборота

— Опыт работы: не менее 3 лет в сфере документооборота

— Коммуникабельность, внимательность, самостоятельность, инициативность.

Условия:

• Место работы: пгт. Забайкальск, ул. Комсомольская, 50а

• Реальные возможности карьерного и профессионального роста

• График работы 5/2, с 09.00 до 18.00

• Корпоративная связь, питание за счет Компании, доставка служебным транспортом

• Уровень дохода обсуждается с финальным кандидатом индивидуально