Специалист по документообороту

Декретная ставка, срочный трудовой договор ориентировочно до октября 2025 г.

Обязанности:

• Выстраивание в компании системы бумажного и электронного хранения документов: разработка ЛНА, определение необходимость перевода электронных документов из системы оперативного хранения в систему долговременного хранения; организация работы по учету и использованию дел;
  систематизация принятых дел временного хранения для размещения в архивохранилище компании, проведение экспертизы ценности временного хранения принятых от структурных подразделений документов, контроль за физическим уничтожением дел.
• Сопровождение деятельности экспертной комиссии (разработка положения, подготовка заседаний, создание и поддержание в актуальном состоянии базы данных о деятельности комиссии, оказание методической помощи председателю комиссии).
• Хранение, комплектование, учет и использование документов архива (определение схемы классификации архивных дел, их размещение, паспортизация архива).
• Исполнение обязанностей специалиста по документообороту: нормоконтроль и отправка исходящих писем; оформление командировок; взаимодействие с тревел-помощником на платформе бронирования командировок; загрузка счетов на оплату в СЭД.
• Прием и распределение входящей документации по структурным подразделениям.

Требования:

• Знание основ архивного делопроизводства, умение дать грамотную консультацию колегам из других подразделений по вопросам оформления документов, подлежащих архивному хранению;
• Опыт работы в любой СЭД, СХЭД, опыт работы с с юридически значимым электронным документооборотом;
• Отличное знание Word, Excel;
• Желателен опыт работы с электронными цифровыми подписями (простыми, квалифицированными);
• Опыт работы с государственным или ведомственным архивом;
• Умение вести переговоры с подрядными организациями, заключать/сопровождать договоры, разбираться в видах первичных бухгалтерских документов.

Желательные компетенции:

• Опыт работы по внедрению электронного документооборота в организации;
• Опыт проведения нормоконтроля документов (исходящие письма, внутренние документы компании);
• Навык работы по подготовке презентаций, отчетов по документообороту;
• Знание основ архивоведения;
• Навык работы на различных платформах бронирования деловых поездок, в 1С документооборот;
• Опыт контроля исполнительской дисциплины работников компании;
• Опыт в разработке локальных нормативных документов; подготовка протоколов совещаний.

Условия:

• Декретная ставка, срочный трудовой договор ориентировочно до октября 2025 г.;
• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ с первого рабочего дня;
• График работы 5/2, пн-чт 09:00 до 18:00, пт до 17.00, работа в офисе на Уральской, 76;
• Стабильная «белая» заработная плата 2 раза в месяц;
• Премии, ДМС и компенсация спорта (фитнес, плавание и т.д.);
• Внутреннее и внешнее обучение.