Технический секретарь

«ИРБИС» — ведущая российская инжиниринговая корпорация, которая специализируется на реализации инвестиционно-строительных проектов. Мы приглашаем присоединиться к нашей команде делопроизводителя.

Функциональные обязанности:

1. Организация, осуществление и контроль документооборота на проекте:
   1. Разработка проекта системы документооборота под условия проекта
   2. Контроль ведения и реализации системы документооборота проектной, рабочей и исполнительной документации по разработанному Плану Документооборота
   3. Создание реестра учета и архива проектной информации и документов
   4. Выбор и назначение уполномоченного представителя для подписания корреспонденции по проекту
   5. Проведение первичного инструктажа по процедурам оборота документации со всеми сотрудниками из организаций-участников проекта: заказчик, подрядчики, ответственные лица от других организаций и т.д.
2. Управление совещаниями
   1. Составление графика проектных совещаний.
   2. Организация совещаний по управлению проектом (информирование участников, подготовка ссылок для онлайн совещаний и информирование участников).
   3. Контроль за ведением и надлежащим распространением документов совещания.
   4. Контроль за исполнением протокола совещаний. Составление и регулярная рассылка писем-напоминаний участникам совещаний об обязательствах (согласно протоколу) и сроках выполнения.
3. Отчетность по проекту
   1. Подготовка ежемесячного отчета по контролю документооборота
   2. Контроль за подготовкой ежемесячного отчета по организации проекта, календарных планов и графиков
   3. Совместно с Руководителем команды управления проектом форматирование отчета и предоставление Заказчику
4. Получение, учет и официальное предоставление рабочих чертежей
   1. Совместно с менеджером СОД разработка реестра рабочей документации (учет и контроль последних ревизий)
   2. Получение рабочей документации от проектной организации
   3. Совместно с менеджером СОД контроль за ведением реестра и архива чертежей
5. Коммуникация по проекту
   1. Своевременное обновление Справочника (контактных данных участников проекта).
   2. Подготовка писем по проекту в соответствии с договором (под управлением руководителя команды управления проектом)
6. Администрирование проекта
   1. Подготовка счетов, контроль статуса закупок на нужды офиса
   2. Составление и отправка табеля рабочего времени сотрудников по проекту
   3. Организация и контроль командировок сотрудников. Организация встречи командированных сотрудников.
   4. Обработка и распределение входящей почты (почта, курьеры)

Мы ожидаем, что наш кандидат:

• Опыт работы на аналогичной должности от 1 года желателен,
• Опыт работы на строительных проектах будет Вашим преимуществом,
• Имеет высшее или средне-специальное строительное образование, либо образование в области делопроизводства, юриспруденции,
• Также готовы рассмотреть студентов последних курсов или выпускников строительных специальностей с большим желанием обучаться,
• Владеет офисными программами,
• Грамотен, внимателен и ответственен.

Мы предлагаем заботу и развитие:

• Оформление в соответствии с ТК РФ, официальную «белую» заработную плату и соблюдение всех социальных гарантий,
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00, в пятницу сокращенный рабочий день до 17:00,
• Работу с отличным профессиональным коллективом в стабильной компании с развитой корпоративной культурой (регулярно проводим корпоративные мероприятия, занимаемся командообразованием и открыли «Ирбис-маркет» с брендированной продукцией),
• Обучение за счет компании, поскольку нам важно, чтобы наши специалисты были экспертами в своей области и развивались вместе с компанией.