3.1. Ведет и контролирует участок реализации товаров и услуг (Приложение 1 к ДИ):
3.1.1. По запросам специалистов отдела продаж в общую почту бухгалтерии заводит в справочник контрагентов (клиентов) -нерезидентов, также при необходимости в уже заведенных в справочник контрагентов вносит изменения по КПП, юридическому адресу, ответственного менеджера.
3.1.2 Проверяет первичные учетные документы по реализации товаров и услуг в отношении формы, полноты и правильности оформления, реквизитов и ведет реестр отгрузочных документов.
3.1.4 Ежемесячно в срок до 05 числа (включительно) готовит информационный отчет Генеральному директору о количестве реализаций в текущем году за отчетный месяц/ о количестве реализаций в прошлом году за аналогичный месяц. Еженедельно в пн до 10−00 готовит информационный отчет ГД о кол-ве реализаций за прошедшую неделю.
3.1.5 Ежемесячно формирует информационные реестры отсутствующих документов реализации товаров и услуг. В срок до 10 числа (включительно) следующего за отчетным месяцем информационный реестр отправляется на корпоративную почту специалиста отдела продаж/руководителя отдела продаж, в копию добавляется корпоративная почта главного бухгалтера. В срок до 25 числа (включительно) следующего за отчетным месяцем информационный реестр обновляется и отправляется с учетом полученных документов отгрузки. В случае если срок выпадает на праздничный или выходной день, значит реестр отправляется накануне этого дня.
3.1.6 Исправляет отгрузочные документы по запросам специалистов отдела продаж: в документах отгрузки некорректный юридический адрес, КПП, прочие неточности и ошибки, требующие замены документов. С момента запроса не позднее 1−2 часов.
3.1.7 Готовит возвратные документы в 1С и печатные формы возвратных документов и передает специалистам отдела продаж (универсальные корректировочные документы (УКД), возвратные накладные) не позднее 1−2 часов с момента запроса документов на возврат, в зависимости от срочности. Если документы очень срочно — не позднее 10−15 минут с момента запроса.
3.1.8 Проводит сверки взаиморасчетов с клиентами
3.1.9 Контролирует письма на возврат клиентам /уточняет письменно через корпоративную почту у специалиста отдела продаж причину возврата денежных средств. Создает заявки на расходование денежных средств для возврата клиентам ДС в 1С и платежные поручения. Ежедневно контролирует актуальность возврата ДС, если на текущий день прошла отгрузка, и задолженность уменьшена перед клиентов, значит нужно оперативно внести изменения.
3.1.10 Формирует книгу продаж за отчетный месяц — в срок до 30 числа следующего за отчетным отправляет информационный отчет о наличии УПД / корректности выписанных документов Главному бухгалтеру. За отчетный квартал — в срок до 22 числа месяца следующего за отчетным кварталом.
3.1.11 Проверяет ежемесячно оборотно-сальдовую ведомость по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (Бухгалтерия 3.0) с ведомостью расчетов с клиентами (Управление Торговлей)
3.1.12 Проверяет по итогам квартала корректность выписанных счетов-фактур на аванс клиентам, распечатывает, подписывает и отправляет ответом на запросы специалистов ОП, запросы клиентов. С момента запроса — в течение 1−2 часов.
3.2 Ведет и контролирует участок кассовых операций организации (Приложение 2 ДИ):
3. 3 Ведет и контролирует операции по эквайрингу (Приложение 3 к ДИ)
3.3.1 При поступлении денежных средств от клиента посредством оплаты картой через эквайринг, бухгалтер не позднее 2−5 минут с момента получения уведомления на корпоративную почту проводит операцию и пробивает кассовый чек.
3.4 Контролирует, начисляет и учитывает выплаты дивидендов генеральному директору (Приложение 4 к ДИ)
3.4.1 При получении распоряжения от Генерального директора не позднее 5 минут с момента получения подтвердить ответом «Ок» и создать распоряжение по утвержденной форме;
3.4.2 Создать заявку на расходование ДС и платежное поручение не позднее 10−15 минут с момента распоряжения Генеральным директором, передать информацию бухгалтеру, ответственного за выполнение банковских операций. Держать на контроле исполнение перечисления ДС и НДФЛ.
3.4.3 Провести операции по учету дивидендов в Бухгалтерии 3.0, Зарплата и управление персоналом не позднее текущего дня со дня поручения распоряжения от ГД.
3.5. Ведет участок кадров и заработной платы (Приложение 5 к ДИ)
3.5.1 Принимает новых сотрудников, оформляет документацию и отправляет отчет СЗВ-ТД в ПФР;
3.5.2 Увольняет сотрудников, оформляет документацию и отправляет отчет СЗВ-ТД в ПФР;
3.5.3 Оформляет отпуска (ежегодные оплачиваемые, и неоплачиваемые за свой счет) не позднее одного рабочего дня с момента поступления заявления, печатает приказы, подписывает у Работников. Рассчитывает отпускные и вносит заявки на расходование ДС, платежные поручения. Передает информацию бухгалтеру, ответственному по банку.
3.5.4 Оформляет и рассчитывает листки нетрудоспособности Работников, считает стаж работы, отправляет реестры ЭЛН, реестры пилотного проекта в срок не позднее 1−2 рабочих дней с момента предоставления больничного листка сотрудником.
3.5.5 Рассчитывает аванс по заработной плате сотрудникам, своевременно и сроки выплаты 30 числа месяца или накануне этого дня, если выпадает на выходной день. Создает реестры на выплату, заявки на расходование ДС и платежные поручения. Передает реестры на выплату бухгалтеру, ответственному за банк не позднее 14−30 текущего дня выплаты.
3.5.6 Рассчитывает заработную плату сотрудникам, согласно мотивации, утвержденной ГД, передает сводную ведомость Главному бухгалтеру в срок до 11 числа следующего месяца, за расчетным.
3.5.7 Готовит и печатает приказы на премии в срок не позднее 1 рабочего дня с момента выплаты.
3.6. Ведет расчеты анализа цен по утвержденным алгоритмам (Приложение 6 к ДИ)
3.6.1 С момента получения от отдела закупок анализа цен — выполняет выборку информации и расчеты в течение 1−2 часов
3.6.2 С момента получения подтверждения от ГД о согласовании цен/или новых цен — установить цены на поступление в течение 15 минут и отправить письмо о установке цен.
3.7. Ведет и контролирует поступление транспортных услуг (Приложение 7 к ДИ)
3.7.1 С момента получения документов от отдела логистики в срок 1−3 часов разносит поступление услуг в 1С/ формирует/или проверяет заявки на расходование ДС на оплату транспортных услуг. Передает информацию бухгалтеру, ответственному за ведение банка.
3.7.2 Контролирует возврат оригиналов по транспортным услугам. Требует документы от отдела логистики.
3.8 Ведет участок поступления товаров и услуг (Приложение 8 к ДИ)
3.8.1 С момента получения сканов документов по в срок 15−20 минут оприходовать товары/отписаться в группу.
3.9 Проводит инвентаризации в 1С и формирует пакет документов: акты о списании товаров, акты о пересорте, акты об оприходовании товаров и инвентаризационные описи (Приложение 9 к ДИ)
3.9.1 В срок не позднее 1−3 часов с момента получения акта по инвентаризации от отдела складской и транспортной логистики бухгалтер проводит в 1С инвентаризацию.
3.9.2 В срок не позднее 1−2 рабочих дней с момента проведения документов по инвентаризации в 1С, готовит печатные формы документов и подписывает у ответственных лиц.
3.10 Готовит документы по требованиям налоговой службы (Приложение 10 к ДИ)
3.10.1 В срок установленный Главным бухгалтером документы представляются на почту главному бухгалтеру.
3.11 Вводит номенклатуру в 1С (Приложение 11 к ДИ)
Не позднее 1−5 минут с момента запроса ввода новой позиции номенклатуры специалистом ОП.
3.12 Ведет ввод и учет страховых полисов на автотранспорт ОСАГО, КАСКО и страховые полиса на страхование склада.
3.13 Проводит сверки с поставщиками .
Сверки по запросам и срокам выполняются оперативно и строго в обозначенные сроки.
Сверка проводится ежемесячно и ежеквартально.
3.14 Прочие задачи
График работы: с пн по чт с 09−00 до 18−00, пт с 09−00 до 17−00.
Оклад на испытательный период 50 тыс руб. Испытательный период 3 мес, по результатам оклад 55 тыс руб плюс премия до 10 тыс руб.
Рассматриваем специалистов с опытом работы, так и начинающих бухгалтеров. Проводим обучение, есть рабочие инструкции.
