Секретарь-делопроизводитель

Требуется секретарь-делопроизводитель Авиакомпании, энергичный, активный, стрессоустойчивый, коммуникабельный с аналитическим складом ума и умением работать с большими объёмами информации.

Официальное трудоустройство по ТК РФ, своевременная заработная плата, социальные гарантии (отпуск, больничный лист и т.д.).

Обязанности:

— осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации;

— прием поступающей корреспонденции и передача ее в соответствии с принятым решением руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

— ведение делопроизводства;

— подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;

— контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись;

— составление писем, запросов, других документов;

— выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;

— контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

— печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы;

— разработка номенклатуры дел организации;

— проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

— формирование дел. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению;

— оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

— передача дел в архив

— ознакомление работников с локальными нормат;ивными актами и методическими документами организации по архивному хранению дел (документов);

— консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и методик работы с делами (документами) организации;

— актуализация локальных нормативных актов и методических документов организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;

— внедрение стандартов организации в сферу архивного хранения дел (документов) в организации;

— разработка планов и графиков работ архивного хранения дел (документов) организации;

— консультирование работников организации по вопросам архивного хранения дел (документов) и по запросам внешних потребителей архивной информации организации;

— организация командировкок сотрудников: заказ авиа-железнодорожных билетов, бронирование гостиницы;

— формирование заявок для отдела закупок для обеспечения офиса канцелярскими товарами, расходными материалами и товарно-материальными ценностями. Организация их приемки, учету, хранению.

— организация контроляза надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций;

— оформление пропусков для работы на сотрудников и товаро-материальных ценностей на территорию организации.

Требования:

• высшее или среднее образование;
• опыт работы о 1 года до 3-х лет;
• уверенный пользователь ПК: MS Excel, MS Office;
• ответственность, исполнительность, усидчивость.

• знание: организации делопроизводства; методов оформления и обработки документов, архивного дела, машинописи, стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации, правил печатания деловых писем;
• знание ПК и офисной техники;
• знание деловой этики;
• грамотная речь.