Помощник руководителя

Обязанности:

• Ведение журнала сотрудников:

  Учет посещаемости и рабочего времени сотрудников.

  Регистрация новых сотрудников и увольнение.

  Обустройство офиса:

  Организация и поддержание порядка в офисе.

  Обеспечение офиса необходимыми расходными материалами и оборудованием.

  Распечатка и отправка документов:

  Подготовка и распечатка необходимых документов.

  Организация отправки документов почтой или курьерской службой.

  Сбор документов:

  Сбор и обработка документов от сотрудников и клиентов.

  Ведение архивов документов.

  Сбор отчетности с сотрудников:

  Сбор и консолидация отчетов от всех отделов.

  Проверка отчетности на полноту и корректность.

  Прием гостей:

  Встреча и регистрация посетителей.

  Предоставление информации и направление гостей к соответствующим сотрудникам.

  Прием сотрудников:

  Организация процесса приема новых сотрудников.

  Обеспечение новых сотрудников всем необходимым для работы.

  Организация обслуживания офиса:

  Координация работы по техническому обслуживанию офисного оборудования.

  Взаимодействие с сервисными службами и подрядчиками.

  Обзвон сотрудников:

  Координация звонков и передача информации сотрудникам.

  Оповещение сотрудников о важных событиях и собраниях.

  Управление офисными расходами:

  Контроль за расходами на офисные нужды.

  Ведение отчетности по расходам.

  Административная поддержка руководства:

  Выполнение поручений руководства.

  Организация деловых поездок и командировок.

  Составление презентаций:

  Подготовка презентационных материалов по запросу руководства.

  Обработка и структурирование информации для презентаций.

  Назначение встреч:

  Организация и координация встреч и совещаний.

  Ведение календаря встреч руководства.

  Протоколирование встреч:

  Ведение протоколов встреч и совещаний.

  Рассылка протоколов участникам и контроль за выполнением решений.

  Покупка расходных материалов для офиса:

  Заказ и контроль за наличием расходных материалов.

  Взаимодействие с поставщиками.

  Контроль уборки офиса:

  Контроль за работой нанятых сотрудников по уборке офиса.

  Обеспечение чистоты и порядка.

  Доставка документов:

  В редких случаях организация и выполнение доставки документов.

  Адаптация сотрудников в офисе:

  Помощь новым сотрудникам в адаптации к рабочему процессу.

  Обеспечение напитками для встреч:

  Организация/подача напитков для встреч и совещаний.

  Обеспечение наличия необходимых напитков и аксессуаров для встреч.

Требования:

• Высшее образование.

  Уверенный пользователь ПК и офисных программ.

  Организационные способности и внимание к деталям.

  Коммуникабельность и навыки делового общения.

  Ответственность и стрессоустойчивость.

Условия:

• Официальное трудоустройство.

  График работы: понедельник-пятница с 8:00 до 17:00.

  Дружный коллектив и комфортные условия работы.