улица Декабристов 35
Обязанности:
- перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;
- получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
- встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;
- ведение журнала записи посетителей, содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
- прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации.
Документационное обеспечение деятельности организации:
- прием и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
- подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем, регистрация входящих документов;
- организация доставки документов исполнителям, ведение информационно-справочной работы;
- обработка и отправка исходящих документов;
- организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
- контроль исполнения документов в организации;
Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:
Организация телефонных переговоров руководителя:
- соединение руководителя с конкретными абонентами;
- перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам учреждения;
- получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;
- установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.
- координация деятельности по исполнению решений руководителя, ведение срокового текущего и предупредительного контроля;
- проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок;
- предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;
- составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя.
Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
- организация оформления интерьера приемной руководителя;
- организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами.
Организация работы с документами в приемной руководителя:
Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:
- информирование работников организации о решениях руководителя;
- организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;
- оповещение работников о предстоящих мероприятиях, организация встреч трудового коллектива с руководством;
- информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.
Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:
- обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений;
- подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов;
- информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений;
- организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя;
- информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений.
Требования:
- Высшее образование, знание кадрового делопроизводства, знание кадрового учета будет вашим преимуществом
Резюме отправлять на электронный адрес.
