Офис-менеджер

В крупную мясоперерабатывающую компанию требуется второй офис-менеджер в службу контроля выполнения поручений и документооборота.

Обязанности:

1. Управление офисом:

• Организация рабочего пространства и поддержание порядка в офисе.
• Поддержание запасов офисных принадлежностей и расходных материалов.

2. Административная поддержка:

• Прием и перенаправление звонков и писем.
• Организация встреч и переговоров, включая бронирование помещений и обеспечение необходимым оборудованием.
• Поддержка руководителей и сотрудников в административных задачах.

3.Логистика:

• Координация доставки и приема посылок и грузов.
• Управление запасами и инвентаризация офисного оборудования и техники.
• Координация перемещения сотрудников и посетителей в офисе.
• Коммуникации:
• Распространение внутренней информации и объявлений.
• Поддержание сайта компании и социальных сетей (при необходимости).
• Координация обратной связи от сотрудников и клиентов.
• Поддержка ИТ-системы:
• Помощь сотрудникам в решении проблем с техникой и программным обеспечением.
• Координация технического обслуживания и ремонта офисной техники.
• Поддержание запасов расходных материалов для принтеров и другой офисной техники.
• Управление поставщиками:
• Координация работы с поставщиками офисных товаров и услуг.
• Координация закупок и поставок офисных товаров и услуг.
• Планирование и координация встреч и совещаний.
• Протоколирование и ведение записей встреч.

4.Организация командировок:

• Планирование поездок и подготовка отчетных документов.
• Визовая поддержка и координация логистики.

5.Ведение календаря мероприятий партнеров:

• Организация и подготовка подарков для контрагентов.
• Координация участия в мероприятиях.

6.Контроль сроков:

• Обеспечение соблюдения дедлайнов и контроль за выполнением задач.

7.Документооборот:

• Управление документооборотом в системе 1С; подготовка и издание приказов.
• Представление документов на подпись Генеральному директору после согласования.

8.Гостеприимство и организация досуга:

• Встреча гостей и обеспечение комфортного пребывания.
• Администрирование переговорных комнат и приемной.

7.Управление корреспонденцией:

• Контроль поступающей корреспонденции, включая электронную почту.
• Взаимодействие с АО Почта России.

Требования:

• Высшее образование;

• Высокая внимательность к деталям, пунктуальность, ответственность;

• Отличные коммуникативные навыки, чувство такта;
• Ответственный подход к решению задач.
• Грамотность, знание основ делопроизводства.

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя с 09:00 до 18:00 (суббота и воскресенье выходные дни)
• Рабочее место в г. Владивосток. ООО "Ратимир". Есть доставка транспортом компании.
• Возможности карьерного роста;
• Официальное трудоустройство, полный социальный пакет.