Офис-менеджер

RBE Global Services (компания, входящая в структуру RBE group) предлагает комплексные решения по содержанию, клинингу, эксплуатации и техническому обслуживанию промышленных предприятий, объектов общественного питания, торговых и бизнес-центров, складских комплексов и техно-парков.

Мы поддерживаем высокие стандарты обслуживания и внедряем инновационные решения, применяя современные природосберегающие технологии.

В связи с развитием и активным ростом находимся в поиске Офис-менеджера к нам в команду.

Обязанности:

• Приём и распределение входящих звонков;
• Передача сообщений сотрудникам во время их отсутствия;
• Отправка почты России и курьерской службы Major, вызов курьера;
• Запрос закрывающих документов и составление анализа затрат по поставщикам;
• Передача документов в бухгалтерию (счёта, накладные, акты, договора);
• Работа с 1С документооборот (загрузка договоров в программу, контроль подписания, присвоение номера, контроль исполнения);
• Работа в 1С Казначейство (заводить счета на оплату, около 100 счетов в неделю, по необходимости создание новых контрагентов, контроль за оплатой счетов);
• Подписание договоров у руководителя, подписание счетов;
• Ведение документооборота (приём входящей/исходящей документации, регистрация отправлений и поступлений, передача документов сотрудникам);
• Бронирование переговорной комнаты, авиа и ж/д билетов в системе Тривио, гостиниц для сотрудников, работа с корпоративным такси;
• Чай/кофе клиентам, выдача телефонов и сим-карт новым сотрудникам;
• Заказ канцтоваров, хозтоваров и лекарств в офис;
• Присваивание входящих/исходящих номеров письмам, регистрация в журналах, помощь сотрудникам отдела;
• Замещение и выполнение обязанностей помощника исполнительного директора во время её отсутствия (отпуск, больничный;
• Поиск поставщиков и заключение договоров;
• Работа с первичными бухгалтерскими документами: сверка наличия оригиналов, запрос документов у контрагентов, сохранение скан-копий;
• Замена курьера в отпуске (отправка и получение корреспонденции через почтовое отделение);
• Взаимодействие с оператором мобильной связи: заказ и перевыпуск сим-карт, изменение тарифов и условий, запрос детализации счетов, перерегистрация телефонных номеров новых/уволенных работников;
• Взаимодействие с бизнес-центром: заявки на ремонт, заказ пропуска для гостей и новых сотрудников, аренда новых помещений и парковочных мест.

Требования:

• Знание программ Microsoft Office
• Грамотность и навыки деловой переписки
• Ответственность, пунктуальность, внимательность, доброжелательность

Условия:

• График – 5/2; с 9.00 до 18.00, пт. с 9.00 до 16.45
• Трудоустройство по ТК РФ.
• Полное соблюдение трудового законодательства РФ, официальная заработная плата, оплачиваемый отпуск, больничный.
• Корпоративная мобильная связь.
• Место работы – м. Алексеевская (ул. 1-я Мытищинская, д. 25), ж/д станция Москва-3.