Секретарь руководителя

Обязанности:

• Организовывать и вести делопроизводство в секретариате заместителя Генерального директора.
• Вести календарь рабочего дня заместителя Генерального директора.
• Вести базы контактов заместителя Генерального директора.
• Организовывать прием посетителей.
• Организовывать проведения телефонных переговоров заместителя Генерального директора, записывать полученную в его отсутствие информацию и доводить ее до его сведения.
• Принимать в установленном порядке документы на подпись, утверждать заместителем Генерального директора, а также личных заявлений работников Общества и возврат им после их рассмотрения.
• Принимать на рассмотрение заместителем Генерального директора документы, содержащие сведения конфиденциального характера, поступающие из отдела делопроизводства, немедленный возврат их обратно после рассмотрения.
• Обеспечивать рабочее место заместителя Генерального директора необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе.
• Выполнять работы по подготовке совещаний, проводимых заместителем Генерального директора (оповещение участников о времени, месте проведения, повестке дня).
• Обеспечивать сохранность документов, соблюдать режим коммерческой тайны.
• Обеспечивать контроль за прохождением в секретариате заместителя Генерального директора переданной на рассмотрение корреспонденции.
• Осуществлять контроль исполнения поручений заместителя Генерального директора, поставленных на контроль.
• Осуществлять мониторинг с использованием СЭД находящихся на исполнении у заместителя Генерального директора контрольных поручений Генерального директора АО «Зарубежнефть», контроль заполнения по ним отчетов в СЭД.
• Вести справочную работу по документам, прошедшим через секретариат заместителя Генерального директора, с использованием СЭД.
• Выполнять отдельные поручения заместителя Генерального директора.
• Выполнять поручения заместителя Генерального директора, или лица, исполняющего его обязанности, на период его отсутствия (командировка, больничный, отпуск и т.д.) в целях производственной необходимости.

Требования:

• Знание основ ведения документооборота;
• Знание стандартов унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительной документации;
• Знание этики делового общения;
• Знание основ психологии деловых отношений;
• Умение пользоваться приемно-переговорными устройствами и оргтехникой;
• Работа на ПК с комплексом программ MS Office.

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК РФ в экономически стабильной компании;

• Прозрачная система оплаты труда, вознаграждение по итогам работы за год, дополнительная выплата к отпуску и премия ко Дню работников нефтяной, газовой и топливной промышленности;

• Ежегодная индексация заработной платы;

• Возможность обучения и повышения квалификации;

• Дополнительное медицинское страхование;

• Корпоративный фитнес-зал;

• График работы: 5/2, с 9.00 до 18.00, пятница до 16.45. Выходные: суббота, воскресенье