Делопроизводитель

Обязанности:

прием и распределение входящих звонков;

ежедневный просмотр базы «СЭД.Задачи» и распечатка документов, поступивших только в электронном виде, а также вкладывание в карточки файлы с документом и приложениями, за исключением документов с грифом «ДСП» и документов, содержащих персональные данные;

контроль за выполнением поручений Губернатора, заместителей Председателя Правительства области, министра социального развития Кировской области и его заместителей, приказов и распоряжений министра, контрольной входящей документации;

контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, проверка правильности составления и оформления исходящих документов;

своевременный прием, регистрация и передача по назначению входящей и отправка исходящей корреспонденции, в том числе поступившей через средства электронной связи и по системе межведомственного электронного документооборота, сканирование и вкладывание входящей и исходящей документации с электронным образом подписанного и зарегистрированного документа в формате PDF;

надлежащее хранение документов, в том числе с грифом «Для служебного пользования»;

прием, регистрация и отправка корреспонденции (в том числе доставка нарочно);
обеспечение документооборота организации: сканирование, копирование, систематизация документации.
организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации;
осуществление работы по отбору, упорядочению, комплектованию, использованию, сохранности передаваемых в архив на государственное хранение документов;
формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, подготовка законченных делопроизводством дел на хранение в архив;
подготовка актов на уничтожение, уничтожение отобранных документов и проставление отметки о списании в учетных формах;
взаимодействие и работа с архивом, подготовка необходимой документации по обработке и хранению документов, образующихся в деятельности министерства;
организация исполнения поручений руководителя и контроль за их исполнением;
выполнение личных поручений руководителя (приобретение авиа/ж.д. билетов, ведение календаря встреч и мероприятий и т.д.).п