Менеджер по документообороту

Задачи

• Вести корпоративное делопроизводство административного отдела: письма, приказы, доверенности, составление и согласование в наших внутренних системах
• Проверять договоры и документы на ошибки и на предмет корректности данных (реквизиты, подписи, опечатки)
• Полностью сопровождать договорную работу от создания до подписания: создавать, согласовывать, править, контролировать подписание и прохождение по внутренним системам. Взаимодействовать со смежными департаментами группы компаний VK по вопросам согласования документов в системе
• Работать со счетами: проверять на предмет корректности данных — реквизиты, выставленная сумма, наименование товаров/услуг, основание для оплаты
• Работать в 1С: создавать необходимые заявки и заказы для проведения оплат, контролировать согласования и оплаты, отражать факты при получении документов, проверять полученные документы на корректность всех данных (реквизиты, выставленная сумма, наименование товаров/услуг, основание для оплаты)
• Работать в Диадок (ЭДО): обмениваться документами с контрагентами, принимать и направлять документы на подписание
• Взаимодействовать с работниками финансового департамента и бухгалтерии в части запросов добавления денежных средств на определённые статьи затрат, а также на корректность используемых статей расходов
• Взаимодействовать с другими смежными отделами: бухгалтерией, юридическим и финансовым департаментом по всем возникающим вопросам
• Поквартально и ежегодно запрашивать акты сверок у контрагентов по требованию со стороны бухгалтерии группы компаний VK. Запрашивать пакет документов у контрагентов при необходимости
• Вести деловую переписку с коллегами, контрагентами и сотрудниками группы компаний VK с соблюдением норм делового этикета

Требования

• Внимательность к деталям, чёткость и организованность в работе, умение работать с большим объёмом информации
• Свободное владение офисным пакетом (Word, Excel, Outlook), Excel — обязательно
• Опыт работы с 1С, Directum RX, Диадок/Сбис и другими SAP системами приветствуется
• Знание основ делового документооборота
• Умение общаться с людьми​​​​​