Помощник руководителя

Обязанности:

• ведение документооборота компании (договоры, спецификации, счета, закрывающие документы и пр., в т.ч. в системе электронного документооборота);
• работа с оргтехникой и документами - ксерокопирование, сканирование, архивирование, контроль документооборота, подготовка распоряжений и писем, регистрация движения и контроль подписания документов и т.д.;
• учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации, распределение документов по подразделениям;
• определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;
• ведение электронной базы документов, составление картотек;
• формирование дел в соответствии с утвержденным регламентом, обеспечение их сохранность и передача в архив в установленные сроки
• организация, протоколирование совещаний;
• взаимодействие с отделами компании в части документооборота, проверка на правильность заполнения документов (реквизиты, номер, предмет договора, контрагент);
• контроль функционирования офиса (штаба строительства), планирование и обеспечение закупок (канцелярия, вода, хоз.товары и пр.);
• встреча и прием посетителей в офисе, организация внутриофисных мероприятий (чай/кофе, сувенирная/подарочная продукция и прочее);
• взаимодействие с почтовыми, курьерскими, транспортными и прочими службами, уборщицами (поддержание порядка и чистоты в офисе);
• выполнение поручений руководства.

Требования:

• Владение пакетом MS Office (Excel, Word, PowerPoint), офисными программами, оргтехникой, системами электронного документооборота.
• Навыки ведения деловой переписки, составления протоколов встреч.
• Точность в выполнении задач и работе с документами.
• Стрессоустойчивость, многозадачность, пунктуальность, внимательность.

Условия:

• оформление по ТК РФ;
• интересная и совсем не рутинная работа;
• по итогам работы возможны поощрения.