Секретарь генерального директора

Обязанности:

• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
• Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы, оформление виз.
• Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя,
• Принимает и регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию — вносит каждый документ в электронную систему, присваивает документам номер.

Требования:

• знание делопроизводства;
• знание основ документооборота;
• знание офисных программ Microsoft Word, Excel;
• знание бизнес-этики, доброжелательность; внимательность;
• находчивость, стрессоустойчивость, активность;
• умение работать над несколькими задачами одновременно, способность переключаться между работой с документами и приемом посетителей;
• грамотная устная и письменная речь, честность, ответственность, умение работать быстро и качественно;
• Опыт работы секретарем от 1 года;

Условия:

• Оформление по ТК РФ. • График работы – 5/2 с 8 до 16.45;
• Место работы: Санкт-Петербург, ул. Профессора Качалова, д. 3
• Важно: Собеседование состоится после рассмотрения письменных резюме.