Офис-менеджер

ООО «Центр снабжения промышленности»:

производство резервуаров и емкостей

Обязанности:

Документооборот и администрирование:

• Ведение внутреннего и внешнего документооборота (письма, приказы, договоры, доверенности)
• Создание и ведение внутренних реестров, контроль сроков исполнения поручений
• Архивирование документов, организация системного хранения (электронное + бумажное)
• Приём, регистрация и распределение входящей/исходящей корреспонденции
• Работа с корпоративной почтой и CRM-системой: сортировка, маршрутизация обращений
• Приём и переадресация входящих звонков, первичная обработка заявок клиентов

Финансово-тендерное направление:

• Подготовка первичной бухгалтерской документации (счета, накладные, УПД, ТТН, ТН)
• Ведение реестров оплат и дебиторской задолженности (взаимодействие с бухгалтерией)
• Формирование пакетов документов для участия в тендерах и прохождения СБ Заказчика
• Работа с сайтом и контентом:
• Администрирование корпоративного сайта: обновление информации, публикация новостей
• Сбор и структурирование материалов для размещения (фото, видео, чертежи, описания)
• Контроль актуальности контента, координация с подрядчиками при необходимости

Организационная поддержка:

• Организация совещаний: бронирование переговорных, рассылка приглашений, ведение протоколов
• Контроль исполнения задач по итогам встреч (дедлайны, ответственные)
• Организация командировок сотрудников
• Обеспечение жизнедеятельности офиса: закупка канцтоваров, хозсредств, контроль работы техники, связь, интернет, пропускной режим
• Выполнение поручений руководства по организационным и административным вопросам
• Сбор обратной связи от клиентов по качеству обслуживания (ежемесячно)

Требования:

• Уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace
• Опыт работы с CRM-системами (Битрикс24, amoCRM или аналоги)
• Знание основ делопроизводства, правил оформления первичной документации
• Грамотная устная и письменная речь, внимательность к деталям, ответственность
• Умение работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты, соблюдать дедлайны

Условия:

• График 5/2, Пн-Чт с 9:00 до 17:45, Пт с 9:00 до 16:45, Сб-Вc выходной;
• Возможность влиять на эффективность компании и видеть результат своей работы;
• Дружный коллектив и поддержка руководства;
• Возможность профессионального и карьерного роста.