Офис-менеджер (Москва)

Стилсофт — ведущий российский разработчик и производитель комплексных систем безопасности, сложных инженерных решений и беспилотных летательных аппаратов.

Компания ведет свою историю с 2002 года и успешно преодолевает любые вызовы.

Сегодня мы активно развиваем новое перспективное направление - разработка и производство группировки спутников дистанционного зондирования Земли с субметровым пространственным разрешением.

Мы ищем тех, кто хочет внести свой вклад в развитие космической отрасли страны вместе с нами.

Обязанности:

• Ведение табеля учёта рабочего времени сотрудников.
• Ведение документооборота: контроль отправки документов, архивирование корреспонденции, проверка электронной почты; сканирование, копирование и архивирование документов бизнес-единицы.
• Ведение электронного документооборота (ЭДО): выгрузка, отправка счетов, актов и договоров контрагентам; отслеживание статусов подписания документов.
• Работа в системе 1С: оформление заявок на закупку, загрузка счетов, утверждение актов и УПД по доверенности (в том числе работа с ЭДО и электронной подписью).
• Контроль своевременной оплаты коммунальных услуг, аренды, связи и других офисных расходов.
• Закупка необходимых офисных принадлежностей и расходных материалов.
• Контроль за состоянием зоны отдыха (кухня): приготовление чая, поддержание чистоты, организация и контроль закупки чая, кофе, сахара для гостей.
• Встреча гостей, организация подачи чая и кофе.
• Контроль состояния переговорной комнаты и организация её подготовки к встречам.
• Организация встреч: ведение календаря, оповещение участников.
• Выполнение поручений руководителя и ведение его рабочего календаря.
• Взаимодействие с арендодателем офиса, клининговой компанией и поставщиками питания (столовыми).
• Организация логистики: заказ курьерских служб, доставка и отправка посылок.
• Организация сбора подписей с сотрудников бизнес-единицы в г. Москве.
• Онбординг новых сотрудников: оформление документов, предоставление доступа к сервисам, знакомство с организационной структурой.
• Оформление командировок сотрудников и подготовка отчётных документов.
• Контроль бизнес-процессов через ведение табличных реестров: внесение данных, отслеживание изменений, работа с файлами Excel в сетевых папках и облачных хранилищах.
• Подготовка и актуализация инструкций по ключевым бизнес-процессам.
• Организация корпоративных мероприятий.

Требования:

• Высшее образование (предпочтительно в сфере управления, администрирования, экономики; также будет релевантно инженерное образование).
• Опыт работы от 1 года на позиции офис-менеджера, секретаря, администратора или в аналогичной административной роли.
• Уверенный пользователь ПК, владение пакетом MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), опыт работы с базами данных 1С.
• Опыт ведения документооборота: работа с входящей и исходящей корреспонденцией, архивирование документов, взаимодействие с системами электронного документооборота (СЭД), такими как «Диадок», «Контур», «1С:Документооборот».
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки и ведения телефонных переговоров.
• Навыки планирования, расстановки приоритетов, умение эффективно работать в режиме многозадачности и самостоятельно принимать решения.

Условия:

• Работа в технической компании.

• Оформление по ТК РФ.

• Адаптация/наставничество в первые 3 месяца работы.

• Обучение за счет компании (есть собственный корпоративный университет).

• Возможность карьерного роста, смены вектора задач внутри направлений компании.

• Интересный и перспективный проект (космическая отрасль).

Благодарим Вас за интерес, проявленный к нашей компании. Стандартный срок рассмотрения резюме - 5 рабочих дней.

Отсутствие ответа в течение этого времени означает, что, к сожалению, на сегодня у нас нет подходящих вакансий. При этом Ваше резюме будет сохранено в нашей базе данных и, если подходящая вакансия появится в последующем, мы предложим ее Вам для рассмотрения. Если Ваш опыт работы и пожелания соответствуют требованиям и возможностям компании, мы свяжемся с Вами по указанным контактам.