Делопроизводитель в Департамент эксплуатации и строительства

Чем предстоит заниматься:

В части внутренней документации

• Полный цикл подготовки распорядительных писем, служебных записок и внутренних регламентов департамента. Вы будете отслеживать корректность формулировок, визирование у ответственных лиц и своевременную отправку адресатам.
• Контроль исполнения поручений руководителя: ведение листов контроля, напоминание ответственным о дедлайнах, сбор отчетов о выполнении.

В части организационной поддержки

• Планирование и подготовка совещаний, планерок и рабочих встреч в Битрикс 24 (согласование времени, рассылка приглашений, подготовка раздаточных материалов).
• Ведение протоколов совещаний с фиксацией всех решений.

В части электронного и входящего документооборота

• Регистрация, сканирование и распределение входящей/исходящей корреспонденции (письма, уведомления, предписания).
• Работа в системе ЭДО: прием и отправка документов, отслеживание статусов подписания, архивация завершенных циклов.

Кого мы ищем:

• Опыт работы с документами будет вашим преимуществом, если вы работали в строительной, эксплуатационной или управляющей компании, а также в бухгалтерии или ПТО (производственно-техническом отделе).
• Практические навыки работы с первичной документацией.
• Отличное владение офисным пакетом: Word, Excel
• Опыт работы в специализированных системах: знание 1С:Документооборот или аналогичных ЭДО-платформ (Контур.Диадок, СБИС и т.п.) приветствуется.
• Грамотная устная и письменная речь, деловой этикет, стрессоустойчивость (вам предстоит общаться и с подрядчиками, и с топ-менеджментом).

Условия:

• График 5/2, рабочий день с 8:00 до 17:00
• Обучение и поддержка на всех этапах
• Дружный коллектив и атмосфера взаимопомощи