Офис‑менеджер (с обработкой первичной документации)

Компания «ОЛИЛ» — поставщик высокотехнологичного промышленного и измерительного оборудования — ищет офис‑менеджера в новый современный офис в г. Химки (с дизайнерским ремонтом).

Мы ищем проактивного, ответственного и многозадачного специалиста, который возьмёт на себя административную поддержку офиса и команды, а также работу с первичной документацией для бухгалтерии. Это позиция для тех, кто готов развиваться в сфере административного управления и документооборота.

Что мы предлагаем:

• официальное оформление по ТК РФ с первого дня работы;
• стабильную «белую» заработную плату;
• график работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 или с 08:00 до 17:00 (на выбор);
• работу в новом, чистом и современном офисе в класса А в Химках (БЦ «Аэро Сити», Куркинское ш., с2). От метро Планерная и от станции Химки (МЦД-3) организовано бесплатное движение автобусов марки Mersedes Sprinter.;
• дружный, профессиональный коллектив;
• возможности карьерного и профессионального роста в стабильной международной компании.

Ваши основные задачи:

1. Административная поддержка офиса:

   • обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярии, воды, продуктов на кухню, расходных материалов;
   • контроль соблюдения офисного распорядка (включая чистоту, режим сменной обуви, аккуратное использование зон общего пользования и кухни);
   • мониторинг исправности офисной техники, мебели и инженерных систем, взаимодействие с ЖКХ и ремонтными службами при необходимости;
   • приём, регистрация и распределение входящей/исходящей корреспонденции (Почта России, курьерские службы).

2. Работа с первичной документацией для бухгалтерии и отдела закупок:

   • сбор оригиналов договоров, актов, накладных от контрагентов;
   • сканирование, копирование, систематизация и архивация документов (ведение бумажного и электронного архива);
   • ввод первичных данных в базу 1С (обучение предоставляется, но базовое понимание системы обязательно);
   • контроль возврата подписанных документов от клиентов.

3. Электронный документооборот:

   • работа с электронными документами и системами ЭДО;
   • своевременное обновление и структурирование электронных архивов.

4. Поддержка руководства и тревел‑поддержка:

   • выполнение рабочих и личных поручений генерального директора и его заместителя;
   • организация командировок (покупка билетов, бронирование отелей, подготовка отчётов для бухгалтерии);
   • помощь в организации деловых встреч и совещаний (встреча гостей, сервировка чая/кофе).

5. Обработка входящего потока запросов:

   • приём и перераспределение входящих телефонных звонков (без холодных продаж);
   • первичная обработка и маршрутизация запросов с сайта и общей электронной почты компании;
   • заказ пропусков для гостей и сотрудников.

Мы ждём от вас:

• высокую личную ответственность, аккуратность и педантичность (особенно в работе с документами и в поддержании порядка в новом офисе);
• опыт работы офис‑менеджером, секретарём, помощником руководителя или администратором от 1 года;
• уверенное владение ПК: MS Office (Excel, Word), оргтехника;
• базовые знания или опыт работы в 1С («Управление торговлей» / «Бухгалтерия») — будет вашим ключевым преимуществом;
• грамотную устную и письменную речь, коммуникабельность, соблюдение делового этикета;
• умение работать в режиме многозадачности, быстро переключаться между задачами и расставлять приоритеты;
• презентабельный внешний вид.