Event-менеджер

1. Менеджер, координатор проектов

1. Ведение и координация проекта от запроса до запуска;
2. Подбор и аналитика площадок для мероприятия, формирование сводной таблицы по условиям, составление презентации по выбранным площадкам с актуальными фотографиями;
3. Инспекция площадок для выбора и согласования;
4. Подбор и согласование подрядчиков и рабочей группы для проекта:

• техническое оснащение
• постановочный состав, взаимодействие с режиссером и копирайтером.
• визуальное направление (видеопродакшен)
• дизайн, декор
• кейтеринговая служба
• площадка
• артисты
• фото- и видео- группа
• сувенирная/мерч-продукция, печатная продукция, раздаточные материалы.

1. Составление сметы проекта, согласование. Создание презентации по творческому предложению проекта.
2. Знакомство заказчика с рабочей группой проекта, создание рабочего чата в удобном мессенджере для взаимодействия по проекту.
3. Создание единой облачной ссылки (папки) для сбора всей необходимой информации по проекту и документов;
4. Управление всей документацией от клиента, её распределение по категориям для рабочей группы;
5. Координация работы с подрядчиками и рабочей группы, согласование с заказчиком всех позиций по проекту;
6. Планирование рабочих процессов на период подготовки проекта, создание графика подготовки к проекту (таймлайн с указанием ответственных), контроль его выполнения;
7. Подготовка ТЗ для всех рабочих групп, контроль его выполнения;
8. Организация и участие в совещаниях и встречах;
9. Ведение документооборота и договорных отношений:

• Оформление и хранение документов;
• Подготовка и вычитка договоров заказчиков и подрядчиков по условиям.
• Следить за соблюдением сроков и проведением оплат, счетов (заказчик, подрядчики). Взаимодействие с бухгалтерией. Оформление платежных документов;
• Сопровождение документов, ведение отчетности по проекту (договора, акты выполненных работ, товарные накладные): согласование, передача на подписание, отправка, контроль документов в ЭДО и получение оригиналов;

1. Оперативное реагирование на пожелания и комментарии заказчика по проекту, подрядчиков;
2. Информирование артистов и рабочей группы перед проектом (сообщение с точным адресом площадки, датой мероприятия, временем репетиции и временем выступления)
3. Постановка задач и распределение обязанностей между рабочей группой и администраторами на площадке в день мероприятия;
4. Печать всех необходимых документов в день проекта: сценарий, тайм-план, режэкспликация, ТЗ, сводная таблица артистов с контактами;
5. Распределение гримерок, заказ питания для артистов, выполнение бытовых райдеров.
6. Организационная работа на площадке в день мероприятия, курирование работы всех служб, контроль графика репетиций и прибытия артистов;
7. Дополнительная проверка оплат всего персонала: безналичные оплаты и наличные деньги;
8. Сбор закрывающих документов от подрядчиков в день проекта. Подписание;
9. Архивирование всей собранной информации по проекту, фото и видеоматериалов, дизайн-макетов на дисковой системе хранения;
10. Сохранение клиентской базы, базы площадок, базы подрядчиков;
11. Сбор отчетной информации по проекту для внесения в портфолио компании;
12. Отслеживание результатов проекта: сбор и анализ обратной связи от заказчика, обратная связь группе проекта;

Вспомогательные программы для работы: облачное хранение данных (Google, Яндекс.Диск), приложения для онлайн-конференций (Zoom, Телемост, Mail-звонки), стриминговая платформа Facecast для организации трансляций, Холст, Miro (платформы для совместной работы), базовые программы MS Office (Excel, Power Point, Word), графические редакторы.

Что важно:

• Опыт работы в event-менеджменте или управлении проектами от 3 лет
• Умение вести несколько проектов одновременно и не терять ни одной детали
• Отличные коммуникативные навыки и клиентоориентированность
• Организаторские способности, самостоятельность и ответственность
• Креативность и гибкость мышления
• Навыки работы с бюджетами и документооборотом
• Уверенное владение офисными программами и современными инструментами коммуникации
• Готовность работать в гибридном формате и быть на связи в рабочие часы

Условия и преимущества:

• Свободный график и гибридный формат работы (80% времени работаем удаленно, встречаемся в офисе на рабочих встречах 3-5 раз в месяц)
• Участие в масштабных и уникальных проектах с признанными профессионалами отрасли
• Возможность профессионального роста и развития
• Дружная команда, поддержка и обмен опытом