Документовед 1 категории / секретарь руководителя филиала

Требования:

1. Высшее профессиональное образование.
2. Знание основ делопроизводства и документооборота.
3. Владение основами делового общения и этики.
4. Владение навыками работы с пакетами MS Office, LibreOffice.

Должностные обязанности:

1. 1. Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
   2. Ведет делопроизводство в прикладной системе электронного делопроизводства и документооборота (СЭДД), выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
   3. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в базу данных.
   4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю.
   5. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
   6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
   7. По поручению руководителя составляет письма, запросы, поздравительные открытки, другие документы, готовит ответы авторам писем, выполняет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе, готовит напитки.
   8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
   9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Учреждения.
   10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой Учреждения, обеспечивает их сохранность.
   11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
   12. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков в Учреждении.
   13. Участвует в организации хранения, экспертизе ценности и отборе документов Учреждения, передаваемых на государственное хранение.