Офис-менеджер/Секретарь

Мы – федеральный дистрибьютор медицинских оправ и солнцезащитных очков. Представляем партнерам эксклюзивные права на наши бренды на всей территории РФ. Наши клиенты – розничные салоны оптики. Сейчас мы в поиске офис-менеджера.

Функциональные обязанности

• Взаимодействие с администрацией БП «Румянцево» по вопросам:
  1. оформления пропусков для сотрудников и гостей организации;
  2. формирование счетов на оплату парковки, пропусков;
• Взаимодействие с бухгалтерией организации по вопросам: передача счетов на оплату, контроль оплаты.
• Контроль работы клининговой компании.
• Ведение и отправка графика учета рабочего времени сотрудников организации.
• Работа с кандидатами на открытые вакансии организации: обзвон, приглашение на собеседование, заказ пропуска, встреча.
• Взаимодействие с IT организацией по вопросам: заказа оборудования, получение и передача счетов на оплату, контроль оплаты, прием доставки.
• Подготовка и отправка документации почтой России.
• Ведение базы данных клиентов компании.
• Заказ для офиса: канцелярских товаров, расходников, воды, продуктов.
• Поиск, оплата, заказ мебели и товаров необходимых для выставки. И другие задачи, связанные с подготовкой к выставке.
• Организация мероприятий к приезду гостей (покупка билетов, вызов такси, бронирование гостиницы).
• Обеспечение рабочего состояния офисной техники.
• Сканировании, копирование, печать документов для сотрудников компании.
• Работа с бюро переводов и нотариусом.
• Поддерживание порядка в буфете.
• Ведение групп в Telegram (внесение-удаление сотрудников).
• Контроль за днями рождения клиентов и сотрудников. Напоминания непосредственному руководителю.
• Ведение журналов входящий и исходящей документации.
• Выполнение служебных поручений руководителя.

Условия:

• График работы 5/2
• Удобное расположение офиса - БП Румянцево
• Испытательный срок 3 месяца