Бизнес-ассистент

Бизнес-ассистент исполнительного директора

Компания занимается клинингом и комплексным обслуживанием социальных и жилых объектов: школ, детских садов, управляющих компаний и многоквартирных домов.

В связи с развитием компании исполнительному директору и собственнику требуется бизнес-ассистент по контролю и координации рабочих процессов.

Мы ищем не секретаря и не человека для личных поручений. Нам нужен самостоятельный сотрудник, который поможет руководителю организовывать работу компании, контролировать выполнение решений, координировать сотрудников и освобождать время директора от текущей управленческой рутины.

Главный результат работы

Поручения руководителя, задачи сотрудников и принятые решения своевременно доведены до результата, а исполнительный директор освобождён от значительной части текущей организационной работы без потери контроля над компанией.

По каждому важному вопросу руководитель своевременно получает понятную информацию:

что выполнено;

что ещё не выполнено;

по какой причине возникло отклонение;

какие действия уже предприняты;

где требуется решение или участие руководителя.

Обязанности

планировать рабочий день и вести календарь руководителя;

организовывать встречи, совещания и переговоры;

собирать и подготавливать информацию и материалы к встречам;

фиксировать поручения, решения и договорённости руководителя;

определять ответственных и сроки выполнения задач;

вести систему учёта поручений;

контролировать промежуточные и окончательные сроки;

запрашивать у сотрудников информацию о состоянии задач;

проверять фактическое выполнение поручений;

заранее выявлять риски срыва сроков;

напоминать исполнителям о задачах и добиваться их завершения;

координировать взаимодействие между сотрудниками и подразделениями;

собирать отчёты, показатели и другую необходимую информацию;

готовить краткие отчёты о выполнении поручений;

организовывать совещания, формировать повестку и вести протокол;

фиксировать решения, ответственных и сроки по итогам совещаний;

контролировать выполнение принятых решений;

фильтровать текущие вопросы и самостоятельно организовывать решение тех из них, которые не требуют участия директора;

передавать руководителю вопросы уже с собранной информацией и возможными вариантами решения;

вести деловую переписку и рабочую коммуникацию;

готовить таблицы, документы, отчёты, сводки и презентации;

искать, собирать, проверять и структурировать информацию;

работать в CRM и системе постановки задач;

искать подрядчиков по заданным критериям;

собирать и сравнивать коммерческие предложения;

контролировать выполнение подрядчиками договорённостей;

участвовать в сопровождении отдельных рабочих проектов;

выявлять повторяющиеся организационные проблемы;

помогать описывать рабочие процессы;

разрабатывать простые инструкции, регламенты и чек-листы;

предлагать способы упрощения и автоматизации повторяющихся действий;

помогать руководителю поддерживать порядок и управляемость в текущей работе компании.

Для нас важно, чтобы бизнес-ассистент понимал разницу между:

«Я передал поручение сотруднику»

и

«Поручение выполнено, результат получен и проверен».

Что мы ожидаем от кандидата

самостоятельность и ответственность;

ориентация на конечный результат;

внимательность к срокам, цифрам и деталям;

умение одновременно вести несколько задач;

способность организовывать работу и контролировать исполнителей;

структурное и логическое мышление;

умение выделять главное среди большого количества информации;

спокойная настойчивость в общении с сотрудниками;

способность задавать конкретные уточняющие вопросы;

умение не только сообщать о проблеме, но и искать варианты её решения;

готовность разбираться в новых и незнакомых вопросах;

умение заранее замечать риски и предупреждать о них;

грамотная устная и письменная речь;

способность чётко представлять информацию в сообщениях, таблицах и отчётах;

соблюдение деловой этики и конфиденциальности;

уверенное владение компьютером, электронной почтой и мессенджерами;

уверенная работа с Word и Excel или аналогичными программами;

готовность освоить используемые компанией CRM, планировщики задач и другие рабочие программы.

Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, координатором, администратором, менеджером проектов или руководителем небольшого подразделения будет преимуществом.

При этом для нас важнее не название предыдущей должности, а способность кандидата организовывать работу, контролировать сроки, взаимодействовать с людьми и доводить задачи до результата.

Эта работа подойдёт вам, если вы

не ждёте подробной инструкции по каждому шагу;

можете самостоятельно разобраться в поставленной задаче;

фиксируете договорённости и не теряете поручения;

спокойно работаете с несколькими задачами одновременно;

умеете корректно, но настойчиво добиваться ответа;

не боитесь напоминать сотрудникам об обязательствах;

не передаёте руководителю проблему без собранной информации;

стараетесь предложить варианты решения;

отличаете выполненное действие от полученного результата;

готовы отвечать за сроки и качество своей работы;

можете признать ошибку и быстро принять меры для её исправления;

хотите участвовать в организации и развитии компании.

Эта работа не подойдёт вам, если вы

хотите выполнять только простые и однотипные поручения;

ждёте постоянных указаний и контроля со стороны руководителя;

считаете задачу завершённой после её передачи другому сотруднику;

избегаете контроля исполнителей;

не готовы напоминать людям о сроках;

передаёте руководителю любой возникающий вопрос;

теряетесь при изменении планов и появлении срочных задач;

склонны объяснять причины невыполнения вместо поиска решения;

не готовы нести ответственность за конечный результат.

Как будет оцениваться результат работы

поручения руководителя зафиксированы и не теряются;

по каждой задаче определены ответственный, срок и ожидаемый результат;

руководитель понимает текущее состояние важных вопросов;

сотрудники своевременно предоставляют необходимую информацию;

решения, принятые на совещаниях, переходят в конкретные действия;

просроченные задачи выявляются до того, как становятся серьёзной проблемой;

по незавершённым задачам понятны причины и дальнейшие действия;

повторяющиеся вопросы постепенно переводятся в инструкции и понятные процессы;

значительная часть организационных вопросов решается без непосредственного участия директора;

руководителю не приходится постоянно напоминать, перепроверять и самостоятельно собирать информацию;

у руководителя освобождается время для развития компании без потери качества управления.

Условия

график работы: 5/2;

рабочее время: с 8:30 до 18:00;

возможна необходимость завершить важную рабочую задачу за пределами установленного времени;

заработная плата в первый месяц — 70 000 рублей;

после успешного прохождения испытательного срока — 80 000 рублей;

работа непосредственно с исполнительным директором и собственником компании;

разнообразные организационные и управленческие задачи;

возможность профессионального роста и расширения полномочий;

место работы: [указать адрес или район];

оформление: [указать условия оформления].

Как откликнуться

В сопроводительном письме кратко ответьте на пять вопросов:

1. Что для вас означает «довести поручение до результата»?

2. Что вы будете делать, если сотрудник несколько раз переносит срок предоставления важного отчёта?

3. Приведите пример задачи, которую вам пришлось самостоятельно организовать и довести до завершения.

4. Как вы поступите, если одновременно возникнет несколько срочных задач?

5. В каких случаях бизнес-ассистент должен действовать самостоятельно, а в каких — обращаться к руководителю?

Приоритет при рассмотрении получат кандидаты, которые внимательно ознакомились с вакансией и ответили на вопросы в сопроводительном письме.