улица Славского 1
Компания «Тимурстрой» занимается строительством коттеджей, производственных и коммерческих объектов, а также реконструкцией действующих предприятий.
Мы ищем специалиста, который полностью возьмёт под контроль делопроизводство компании: от договоров и официальных писем до реестров, протоколов, поручений и документов по строительным объектам.
Это основная и самостоятельная зона ответственности сотрудника.
Главный результат вашей работы
В любой момент руководитель должен понимать:
— какие документы подготовлены и подписаны;
— какие письма направлены и какие ответы ожидаются;
— у кого находится документ на согласовании;
— какие сроки подходят или уже нарушены;
— какие поручения поставлены и выполнены;
— где находится оригинал или электронная версия документа.
Документы и задачи не должны теряться, зависать без контроля или храниться только в переписке и памяти сотрудников.
Что необходимо делать
Договорная работа
— Подготавливать договоры, дополнительные соглашения и приложения по утверждённым шаблонам;
— Заполнять реквизиты, суммы, сроки и другие данные;
— Направлять документы на согласование и контролировать сроки рассмотрения;
— Организовывать подписание документов сторонами;
— Вести реестр договоров и дополнительных соглашений;
— Контролировать получение оригиналов и наличие полного комплекта документов;
— Систематизировать договоры по контрагентам и строительным объектам.
Письма и документы по строительным объектам
— Принимать, регистрировать и распределять входящую корреспонденцию;
— Готовить исходящие письма заказчикам, подрядчикам и поставщикам;
— Оформлять письма по информации руководителя, ПТО и сотрудников строительных объектов;
— Контролировать отправку писем, получение ответов и соблюдение установленных сроков;
— Вести отдельный реестр переписки по каждому объекту;
— Хранить версии документов и подтверждения их направления.
Контроль документов и поручений
— Фиксировать поручения руководителя и руководителя проекта и договорённости по итогам совещаний;
— Назначать ответственных и контролировать сроки исполнения;
— Напоминать сотрудникам о приближающихся сроках;
— Собирать необходимую информацию у ПТО, прорабов, бухгалтерии и снабжения;
— Формировать краткие ежедневные сводки и еженедельные отчёты;
— Своевременно сообщать руководителю о просрочках и рисках.
Систематизация и архив
— Вести электронный и бумажный архив компании;
— Формировать понятную структуру хранения документов;
— Вести реестры писем, договоров, приказов, актов и протоколов;
— Контролировать наличие подписанных документов;
— Исключать потерю документов, дублирование и использование неактуальных версий.
Кого мы ищем
— Опыт работы в строительном делопроизводстве, документообороте, договорном сопровождении или административной координации;
— Опыт работы со значительным количеством документов и параллельных задач;
— Умение составлять грамотные деловые письма;
— Уверенное владение Word, Excel и Google Таблицами;
— Системное мышление и внимательность к деталям;
— Умение самостоятельно организовывать свою работу;
— Способность контролировать коллег и получать необходимую информацию в установленный срок;
— Готовность отвечать за конечный результат, а не только за выполнение отдельных операций.
Опыт работы в строительной организации, ПТО, службе заказчика или подрядной компании будет существенным преимуществом.
Важная особенность работы
В компании одновременно ведётся несколько строительных объектов. В течение дня могут поступать новые письма, договоры, запросы от заказчиков и поручения руководителя.
Поэтому необходимо уметь:
— работать одновременно с несколькими задачами;
— быстро переключаться между объектами и документами;
— самостоятельно расставлять приоритеты;
— фиксировать каждую задачу в системе контроля;
— не полагаться только на память и переписку;
— доводить вопросы до закрытия даже при высокой загрузке.
Эта работа не подойдёт, если вы
— предпочитаете выполнять только одну задачу за раз;
— теряетесь при изменении приоритетов;
— ждёте постоянных напоминаний и подробных инструкций;
— фиксируете документы и задачи несистемно;
— не готовы самостоятельно контролировать сроки и ответственных;
— ищете спокойную работу с небольшим количеством коммуникаций.
Что предлагаем
— Заработная плата от 70 000 рублей по результатам собеседования;
— Оформление по ТК РФ;
— График 5/2, с 9:00 до 18:00;
— Работа в офисе компании в Обнинске, без удалённого формата;
— Понятная зона ответственности;
— Возможность выстроить систему документооборота и непосредственно влиять на порядок в компании.
Как откликнуться
В сопроводительном письме кратко ответьте на три вопроса:
С каким объёмом договоров, писем и документов вы работали ранее?
Как вы контролируете несколько параллельных задач и не допускаете потери сроков?
Был ли у вас опыт работы в строительной, подрядной или производственной компании?
