Бизнес ассистент

Основная цель роли

Быть «правой рукой» генерального директора: закрывать операционные задачи, обеспечивать прозрачность процессов снабжения и контроль работы лаборатории, чтобы руководитель мог фокусироваться на стратегии и ключевых решениях.

Ключевые обязанности

1. Поддержка руководителя:

• планирование рабочего календаря, координация встреч, подготовка материалов к совещаниям;
• протоколирование решений, контроль исполнения поручений, ведение реестра задач с дедлайнами и статусами;
• подготовка справок, сводок, презентаций и писем под стиль руководителя.

2.Снабжение (закупки и логистика):

• контроль заявок на закупку сырья, реактивов, расходных материалов и оборудования по ТЗ от лаборатории и производства;
• взаимодействие с поставщиками: запрос КП, сравнение условий, согласование сроков и спецификаций, контроль отгрузок и приёмки;
• контроль документооборота по поставкам , сверка расхождений;
• мониторинг остатков на складе, формирование прогнозов потребности, участие в оптимизации закупочной политики.

3.Контроль лаборатории:

• сбор и консолидация отчётности лаборатории (результаты тестов, протоколы, акты, журналы), контроль корректности заполнения и сроков передачи;
• отслеживание соблюдения регламентов и методик, фиксация отклонений и эскалация критических случаев руководителю;
• организация внутреннего аудита/проверок по чек‑листам, подготовка документов для внешних аудитов и сертификаций.

4. Кросс‑функциональная координация:

• синхронизация между лабораторией, производством, закупками и отделом качества;
• быстрое выявление «узких мест» и предложение решений, ведение реестра рисков и инцидентов.

Требования к кандидату

• опыт работы ассистентом/помощником руководителя от2 лет (желательно в производственной, лабораторной, R&D или смежной среде);
• понимание базовых процессов снабжения: заявки, ТЗ, КП, приёмка, документооборот;
• базовые знания специфики работы лаборатории (методы контроля, протоколы, журналы, прослеживаемость образцов) либо готовность быстро освоить;
• уверенное владение MS Office (Excel — сводные таблицы, ВПР, простые отчёты), 1С/ERP/CRM (по факту вашей системы);
• системность, внимание к деталям, умение работать с регламентами и чек‑листами;
• грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки;
• стрессоустойчивость, умение держать фокус в режиме многозадачности и жёстких дедлайнов.

Будет плюсом

• опыт участия в закупках по 44‑ФЗ/223‑ФЗ или знание тендерных процедур;
• знание стандартов качества (ISO, GLP, внутренние методики) и требований к сопроводительной документации;
• опыт работы с лабораторным оборудованием или понимание принципов валидации/верификации методик;
• английский язык (чтение спецификаций/паспортов безопасности) — уровень [B1/B2].

Условия и возможности

• график: 5/2, офис
• Заработная плата 110 000 на испытательный срок
• понятный контур ответственности и регулярные задачи без «размытых» зон;
• возможность влиять на процессы (закупки, контроль, документооборот) и видеть результат;
• карьерный рост.

Как откликнуться

Отправьте резюме и короткое сопроводительное письмо (1 абзац) с темой «Бизнес‑ассистент (снабжение + лаборатория)». В письме укажите:

• ваш опыт работы ассистентом и примеры задач, где вы обеспечивали контроль сроков/документов;
• был ли опыт взаимодействия с закупками или лабораторией (даже минимальный) — 1–2 предложения;
• готовность к работе с регламентами/высокой нагрузке.