Секретарь

Обязанности:

• Прием звонков;
• Приём и регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
• Взаимодействие с курьерскими службами;
• Оформление пропусков и административных заявок;
• Приём гостей, чай/кофе;
• Жизнеобеспечение офиса (заказ чая/кофе, воды, канцелярии в офис);
• Оформление командировок сотрудников;
• Контроль работы клининговой компании;
• Взаимодействие с охранной компанией;
• Взаимодействие с администрацией Бизнес-центра по вопросам аренды офисного помещения: административные заявки по обслуживанию офиса; согласование договоров и дополнительных соглашений к ним, отслеживание сроков и качества предоставляемых услуг;
• Работа с поставщиком услуг мобильной связи: контроль за расходами, аналитика по новым тарифам;
• Взаимодействие с нотариальной конторой: нотариальное заверение документов, организация визита руководства к нотариусу, организация визита нотариуса в офис.
• Обработка входящих звонков на Горячую линию Клиентской службы, первичная консультация;
• Оказание помощи японскому менеджменту: организация командировок; заказ такси и контроль за расходами; взаимодействие с миграционным агентством по вопросам постановки на миграционный учёт; взаимодействие с арендодателями жилья японского менеджмента и решение возникающих вопросов; выполнение личных поручений Генерального директора; решение иных задач по запросу руководства;
• Контроль расходов административно-хозяйственной группы, предоставление закрывающих документов в бухгалтерию на ежемесячной основе;
• Участие в ежегодной инвентаризации.

Требования:

• Высшее/ неоконченное высшее образование;
• Опыт работы секретарем или на иной административной должности от 1 года;
• Уровень владения английским языком не ниже Intermediate;
• Знание программ: MS Word, Excel, PowerPoint; умение работать с орг. техникой;
• Приветствуется опыт работы в 1С.

Условия:

• Офис расположен рядом со ст. м. Бибирево (10 минут от метро);
• Гибридный график работы, частичная удаленка;
• График работы: с 08:00 до 17:00; с 9:00 до 18:00; с 10:00 до 19:00 на выбор;
• Пятница сокращенный рабочий день;
• Компенсация расходов на питание и дорогу;
• Ежегодные бонусы;
• ДМС и страхование жизни после испытательного срока;
• Оформление в полном соответствии с Трудовым Кодексом РФ.