Офис-менеджер (помощник руководителя)

Обязанности:

• обработка входящей и исходящей корреспонденции, работа с электронной почтой, регистрация писем;
• ведение реестров документов по ООО и ИП (фиксация статусов, сроков, ответственных);
• сканирование и оцифровка документов, формирование электронных архивов, работа с ЭДО;
• взаимодействие с бухгалтерией: передача первичных документов, контроль комплектности и сроков, согласование данных;
• взаимодействие с отделом кадров: передача кадровой документации, согласование сроков, контроль возвратов и подписаний;
• составление и актуализация графиков работ, поставок, оплат, контроль сроков и статусов задач;
• подготовка и сопровождение документов для участия в закупках (44‑ФЗ/223‑ФЗ), отслеживание сроков подачи и статусов;
• контроль трат по корпоративным картам: сверка транзакций, проверка подтверждающих документов, контроль соответствия расходов целевому назначению, передача данных в бухгалтерию;
• выполнение поручений руководителя, участие в оптимизации документооборота между юрлицами.

Важно: подготовка исполнительной документации не требуется — только учёт, систематизация, оцифровка и контроль.

Требования:

• опыт административной работы или ведения документооборота от 1 года;
• уверенный пользователь ПК: MS Office (Excel — сводные таблицы, формулы, графики), ЭДО, почта;
• внимательность, аккуратность, умение работать с большими объёмами данных и сроками;
• грамотная устная и письменная речь;
• опыт работы с госзакупками (44‑ФЗ/223‑ФЗ) — желательно;
• готовность работать одновременно с несколькими юрлицами (ООО и ИП);
• базовые навыки контроля расходов и работы с банковскими выписками — плюс.

Условия:

• стабильный доход: оклад от 100 000 рублей;
• график: 5/2, с 09:00 до 17:00;
• комфортные условия: современное рабочее место, оргтехника, поддержка наставника на старте.