Помощник руководителя

Обязанности:

• Планирование и организация. Составлять и вести календарь руководителя, планировать встречи, совещания, переговоры и командировки. Контролировать соблюдение сроков. Готовить материалы для мероприятий: повестки, списки участников, проекты итоговых документов.
• Работа с документами и информацией. Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию: регистрировать, распределять, готовить ответы. Составлять деловые письма, отчёты, договоры, протоколы совещаний. Систематизировать и архивировать документы.
• Коммуникация и координация. Выступать связующим звеном: передавать поручения руководителя сотрудникам и контролировать их выполнение. Координировать взаимодействие между отделами. При необходимости взаимодействовать с внешними партнёрами и клиентами: вести переписку, согласовывать встречи.
• Решение оперативных и нестандартных задач. Например, организовать корпоративное мероприятие, забронировать гостиницу или транспорт для командировки, решить вопрос с поставкой. Иногда приходится брать на себя и личные поручения руководителя (заказ подарков, билетов, решение бытовых вопросов).
• Контроль и отчётность. Отслеживать ход выполнения задач, готовить краткие сводные материалы о результатах.
• Соблюдение стандартов. Строго следовать внутренним регламентам компании, обеспечивать конфиденциальность информации, с которой сталкивается в работе

Требования:

• Профессиональные навыки и знания:

• Опыт работы в административной поддержке, помощником или секретарём.
• Уверенное владение офисными программами (MS Office, Google Workspace) и умение быстро осваивать новые инструменты.
• Знание основ делопроизводства, документооборота, правил организации встреч и командировок.
• Понимание специфики деятельности компании и её структуры.
• Навыки деловой переписки и переговоров.
• Знание делового этикета и принципов делового общения.
• Иногда — знание основ законодательства (трудового, административного).
• Личностные качества:
• Организованность и ответственность — чтобы держать под контролем множество задач и соблюдать дедлайны.
• Стрессоустойчивость — работа часто проходит в условиях многозадачности и давления.
• Многозадачность — способность одновременно координировать несколько процессов.
• Внимание к деталям — точность в работе с информацией и документами.
• Коммуникабельность — умение находить общий язык с разными людьми: от коллег до клиентов.
• Гибкость и проактивность — готовность адаптироваться к изменениям и предлагать решения до того, как возникнет проблема.
• Самостоятельность — способность работать без постоянного контроля.
• Доверие — важное качество: помощник часто работает с закрытой информацией, и от него ждут соблюдения этики.

Условия:

• График работы 5/2 с 08.00-17.00