Помощник руководителя организации

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Осуществляет контроль за исполнением изданных распоряжений руководителя организации.
• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя.
• Организует проведение телефонных переговоров, встреч руководителя, передает, принимает, записывает информацию и своевременно доводит до его сведения ее содержание.
• Обеспечивает контроль актуальности контента сайта головной организации (своевременно обновлять информацию, отслеживать корректность данных, формировать заявки на обновление устаревших материалы).

Требования:

1. Опыт административной поддержки руководителя либо опыт работы в делопроизводстве/документообороте - от 3 лет.

2. Образование: высшее профессиональное (предпочтительно в области менеджмента, государственного и муниципального управления, документоведения и архивоведения либо смежной гуманитарной/управленческой специальности).

3. Профессиональные знания:

- Нормативная база и правила ведения делопроизводства, требования к оформлению документов, принципы организации документооборота и контроля исполнения поручений.

- Основы учёта материально технических ценностей, порядок оформления первичной документации и проведения инвентаризаций.

- Правила деловой переписки и стандарты оформления внутренних распорядительных документов (приказы, распоряжения и пр.).

- Базовые принципы информационной работы: подготовка и структурирование данных, работа с базами данных и таблицами, основы работы с сайтом организации.

-Уверенное владение пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint) или аналогами: форматирование документов, работа со списками и таблицами, подготовка сводных данных.

-Навыки работы в системах электронного документооборота (СЭД) либо готовность быстро освоить используемую в организации систему.

-Организованность и умение работать в режиме многозадачности: способность вести параллельно несколько направлений (делопроизводство, контроль исполнения приказов, обновление сайта, подготовка встреч).

- Внимание к деталям и аккуратность: отсутствие ошибок в документах и публикуемых материалах, точность в учётных данных.

- Проактивность и исполнительность: умение не только выполнять поручения, но и самостоятельно выявлять типовые задачи и предлагать решения.

- Коммуникабельность и навыки координации: способность корректно взаимодействовать с внутренними подразделениями, контактными лицами внешних заказчиков, фиксировать договорённости и контролировать их исполнение.

- Стрессоустойчивость, гибкость и готовность оперативно реагировать на срочные и изменяющиеся задачи.

• Личные качества:

• Высокая ответственность и пунктуальность.
• Стрессоустойчивость и дипломатичность.
• Желание учиться и погружаться в контекст академической среды.

Условия:

• Оформление согласно ТК РФ.

• Заработная плата по итогам собеседования.