Пятницкая улица 74с1
Мы в поисках ответственного и профессионального ассистента генерального директора, которому предстоит заняться следующими задачами:
- Протокольное сопровождение генерального директора;
- Полное протокольное и организационное сопровождение официальных встреч, переговоров, визитов, форумов, конференций и иных мероприятий с участием генерального директора;
- Обеспечение соблюдения норм делового и официального протокола, делового этикета и субординации;
- Самостоятельное определение необходимого комплекса протокольных мероприятий исходя из формата события, статуса и состава участников;
- Разработка сценариев, программ и подробных таймингов мероприятий;
- Формирование порядка проведения официальных встреч и переговоров;
- Формирование и проверка состава участников мероприятий;
- Контроль корректности наименований организаций, должностей, Ф.И.О., титулов и форм обращения;
- Подготовка схем рассадки участников переговоров, совещаний, приемов и иных мероприятий;
- Определение порядка приветствия, представления, перемещения и сопровождения участников;
- Подготовка переговорных комнат, зон встречи, маршрутов перемещения и иных площадок с учетом требований протокола;
- Предварительный осмотр и проверка готовности площадок;
- Взаимодействие с протокольными службами государственных органов, компаний, партнерских организаций и принимающей стороны;
- Координация протокольных вопросов со службами безопасности, PR, транспортными, административными и иными подразделениями;
- Подготовка руководителя к мероприятию: информация о формате, составе и статусе участников, последовательности действий, тайминге и возможных протокольных нюансах;
- Контроль всех ключевых точек взаимодействия генерального директора с принимающей стороной и участниками мероприятия;
- Непосредственное сопровождение генерального директора в ходе официальных мероприятий;
- Контроль соблюдения тайминга и сценария;
- Оперативная корректировка протокольных и организационных решений при изменении состава участников, графика или иных вводных;
- Предупреждение и оперативное устранение протокольных и организационных рисков;
- Обеспечение высокого уровня комфорта, сервиса и организационной готовности для генерального директора и принимаемых им гостей;
- Формирование и ведение базы протокольной информации по ключевым партнерам, официальным лицам и организациям. Административное сопровождение;
- Комплексное административное и организационное сопровождение деятельности генерального директора;
- Организация рабочих встреч, совещаний и переговоров;
- Сбор, проверка и структурирование материалов к встречам и мероприятиям;
- Координация участников и подразделений, задействованных в подготовке мероприятий;
- Ведение и актуализация рабочего графика в части закрепленной зоны ответственности;
- Организация деловых поездок и командировок генерального директора, включая формирование детального маршрута и программы;
- Оперативное решение нестандартных организационных задач. Протоколирование и контроль поручений;
- Ведение протоколов отдельных совещаний и встреч генерального директора;
- Фиксация принятых решений, договоренностей, ответственных лиц и сроков;
- Формулирование поручений генерального директора по итогам обсуждений;
- Подготовка выписок из протоколов и доведение решений до исполнителей;
- Контроль исполнения отдельных поручений в закрепленной зоне ответственности.
Наш идеальный кандидат:
- Готов к командировкам по РФ:
-
Имеет высокий уровень ответственности и надежности;
-
Исключительная внимательность к деталям;
-
Системность и структурность мышления;
-
Высокая организационная культура;
-
Способность самостоятельно выстраивать протокольную логику мероприятия исходя из его формата, статуса и состава участников;
-
Умение заранее выявлять потенциальные организационные и протокольные риски;
-
Способность оперативно принимать решения в рамках своих полномочий при изменении сценария мероприятия;
-
Высокая скорость реакции на изменения вводных;
-
Проактивность и способность работать на опережение;
-
Умение контролировать одновременно большое количество организационных элементов;
-
Стрессоустойчивость и способность сохранять собранность в условиях высокой нагрузки и изменения планов;
-
Высокий уровень самостоятельности;
-
Умение работать в условиях сжатых сроков и высокой интенсивности;
-
Дипломатичность и тактичность;
-
Развитое чувство субординации;
-
Высокий эмоциональный интеллект;
-
Уверенная коммуникация с руководителями высшего звена, официальными лицами и представителями различных организаций;
-
Высокий уровень конфиденциальности и умение работать с чувствительной информацией;
-
Представительность, аккуратность, понимание требований к внешнему виду и поведению на мероприятиях различного уровня;
-
Готовность брать на себя ответственность за конечный результат в своей зоне компетенции
Знание заботится о тебе:
- ДМС со стоматологией после 3-х месяцев работы, врач и дни здоровья в офисе.
- Обучение: тренинги, мастер-классы, онлайн-курсы и другие ресурсы для развития.
- Карьерный рост с программой «Знание.Лидеры».
- Корпоративный доступ к обширной онлайн-библиотеке "Альпина" (книги, курсы, статьи) для постоянного профессионального развития.
- Яркая корпоративная жизнь: квизы, тимбилдинги дважды в год, спортивные команды по футболу и волейболу, волонтерские проекты, дни донора, летний проект «Каникулы в Знании» и новогодние праздники для детей сотрудников.
- Для твоей семьи – посещение наших мероприятий: кинопоказы, марафоны и встречи с известными лекторами.
- Отдых всей семьей со скидкой 20% в санаторно-курортном комплексе «Знание» в Сочи.
