проспект Победы 173
Ищем не просто офис-менеджера, а человека, который станет настоящей палочкой-выручалочкой для всей команды: внимательного, инициативного и неравнодушного к людям и результату.
Эта роль подойдет тому, кто умеет держать в фокусе сразу несколько задач, быстро находить решения и создавать вокруг себя порядок, комфорт и доброжелательную атмосферу.
Что предстоит делать
Офис и команда
- Заботиться о бесперебойной работе офиса: заказывать воду, канцтовары, продукты и необходимые материалы.
- Взаимодействовать с техническими службами и подрядчиками.
- Встречать гостей и организовывать комфортный прием посетителей.
- Контролировать своевременную оплату счетов и пополнение корпоративных сервисов.
- Заказывать брендированную и мерч-продукцию.
- Организовывать корпоративные мероприятия, поздравления, подарки и памятные даты.
- Отправлять документы и корреспонденцию почтой и через экспресс-службы.
- Принимать и распределять входящие звонки и корреспонденцию.
Отдел продаж
- Готовить договоры и другие документы по утвержденным шаблонам.
- Организовывать командировки сотрудников.
- Помогать в подготовке и проведении встреч с клиентами.
- Обеспечивать менеджеров необходимыми документами и информацией.
Топ-менеджмент
- Частично вести календарь руководителя и помогать планировать встречи.
- Быстро находить необходимую информацию, документы и подрядчиков.
- Готовить отчеты о выполненной работе.
- Подготавливать документы и договоры.
- Взаимодействовать с партнерами и внешними исполнителями.
- Выполнять личные и рабочие поручения руководителя.
Финансовый отдел
- Запрашивать у контрагентов счета, акты и другие закрывающие документы.
- Отслеживать срочные платежи и своевременно эскалировать вопросы.
- Помогать в сборе дебиторской задолженности.
- Работать в системе электронного документооборота.
- Контролировать движение документов и своевременное предоставление информации ответственным сотрудникам.
- Фиксация расходов.
Кого мы ищем
Нам важно не только то, что вы умеете, но и то, как вы взаимодействуете с людьми. Мы будем рады видеть в команде человека, который:
- имеет опыт работы ассистентом от 1 года;
- уверенно работает с офисными программами и Google Документами;
- умеет работать с договорами и другими деловыми документами;
- имеет опыт организации командировок и travel-сопровождения;
- умеет работать с системами электронного документооборота;
- знаком с современными ИИ-инструментами и использует их в работе;
- умеет расставлять приоритеты и соблюдать сроки;
- спокойно работает в режиме многозадачности;
- обладает аналитическим складом ума и внимательностью к деталям;
- проявляет инициативу и не ждет указаний в очевидных ситуациях;
- умеет быть тактичным, доброжелательным и надежным партнером для коллег.
Что особенно важно
В этой должности много разных задач и взаимодействия с людьми. Поэтому мы особенно ценим:
- эмпатию и искреннюю заботу о команде;
- готовность прийти на помощь;
- деловую активность и самостоятельность;
- ответственность за результат;
- дружелюбие и позитивный настрой;
- способность быстро переключаться между задачами, сохраняя качество работы.
Условия
- Работа в дружном коллективе.
- Уютный и комфортный офис.
- Лояльное руководство и открытое взаимодействие.
- Оборудованное место для приема пищи и отдыха сотрудников.
- Бизнес-центр с парковкой, столовой, кофейней и фитнес-центром.
- Разнообразные задачи и возможность быть важной частью работы всей команды.
- Возможность развивать навыки в административной, документальной, организационной и ассистентской работе.
Как откликнуться
В отклике кратко расскажите о своем опыте работы ассистентом, примерах организации командировок или мероприятий, а также о том, какие ИИ-инструменты и офисные программы используете в работе.
Если вам нравится помогать людям, наводить порядок в процессах и делать так, чтобы у команды всё работало слаженно, будем рады познакомиться!
