Офис-менеджер

Обязанности:

1. Административные задачи:

• Организация документооборота. Приём, регистрация, распределение входящей корреспонденции; подготовка, согласование и отправка исходящих документов; ведение журналов регистрации; контроль сроков исполнения документов; контроль выполнение сотрудниками поручений и должностных обязанностей, формирование дел и передача их в архив. Сбор документов, передача документов по подразделениям и сотрудникам.
• Работа с коммуникациями. Приём и распределение входящих звонков; фиксация сообщений для сотрудников; модерация электронной почты (сортировка писем, ответы на запросы).
• Координация встреч и мероприятий. Бронирование переговорных комнат; согласование времени с участниками; подготовка материалов к совещаниям; организация кофе‑брейков и небольших приёмов.
• Взаимодействие с посетителями. Встреча гостей, оформление пропусков, сопровождение до нужного кабинета, предложение напитков, информирование сотрудников о приходе посетителей, сбор и выдача документов.
• Открытие и закрытие офиса.

2. Хозяйственное обеспечение офиса:

• Заказ расходных материалов. Канцелярия, бытовая химия, вода, продукты для кухни и т. п.
• Контроль состояния техники и мебели. Фиксация неисправностей, вызов сервисных служб, контроль выполнения ремонтов.
• Взаимодействие с подрядчиками. Коммунальные службы, клининг, доставка, техобслуживание.
• Поддержание порядка и комфортных условий. Контроль чистоты, температуры, освещения, организация уборки и вывоза мусора, контроль исполнения поручений руководителя.

3. Поддержка работы руководства и сотрудников:

• Выполнение поручений руководителя. Бронирование билетов и гостиниц, заказ такси, подготовка справок, сбор данных для отчётов, выполнение личных поручений руководителя.
• Помощь в организации командировок. Согласование дат, оформление документов, контроль бюджета поездки.
• Содействие адаптации новых сотрудников. Подготовка рабочего места, выдача пропусков и доступов, знакомство с базовыми регламентами.

4. Организационные и контрольные функции:

• Ведение табеля учёта рабочего времени (если это возложено на офис‑менеджера).
• Планирование офисного календаря. Учёт отпусков, больничных, командировок для координации задач для руководства.
• Организация корпоративных мероприятий. Подбор площадок, координация подрядчиков, составление сметы, контроль исполнения.
• Инвентаризация и учёт имущества. Периодические проверки наличия и состояния офисной техники, мебели, инвентаря; оформление актов списания.

1. Опыт работы более 6 лет.

2. Знание документооборота и работы на ПК (excel, word)

3. Пунктуальность, внимательность, порядочность, ответственность, работоспособность, коммуникабельность, компетентность.

Условия:

1. Режим работы с 8:30 до 17:30.

2. Перерыв с 12:00 до 13:00.

3. Оформление по ТК РФ.