Помощник менеджера по документообороту и сопровождению заказов

Ищем ответственного специалиста, который обеспечит полный цикл документооборота по заказам клиентов: от выставления счёта до передачи закрывающих документов в бухгалтерию.

Также в зоне ответственности — работа с контрагентами в 1С, подготовка отчётности по дебиторской задолженности и участие в тендерных процедурах.

Это позиция для системного человека, который любит порядок в документах, умеет работать с большим объёмом информации и не боится рутинных процессов.

Обязанности:

• документооборот и работа с заказами:
  - оформление первичных документов по заказам: счета, счета-фактуры, товарные накладные (ТОРГ-12), универсальные передаточные документы (УПД), акты выполненных работ;
  - формирование полных пакетов сопроводительных документов для отгрузки продукции;
  - резервирование и активация счетов в учётной системе, контроль их статуса;
  - оформление реализаций (отгрузок) в 1С;
  - контроль всего цикла документооборота по заказу: отслеживание подписания, получение оригиналов, своевременная передача в бухгалтерию;
• работа в 1С и учёт контрагентов:
  - внесение новых заказчиков в 1С (заполнение реквизитов, карточек контрагентов);
  - актуализация и изменение реквизитов существующих заказчиков;
  - контроль сроков согласования договоров (внутренние процедуры);
• отчётность и контроль:
  - формирование отчёта по дебиторской задолженности (внесение данных об оплатах и переносах на основе информации от менеджера);
  - сверка данных по оплатам и отгрузкам;
• тендеры и закупки:
  - подготовка пакетов документов для участия в тендерах, аукционах и конкурсных процедурах;
  - мониторинг и анализ закупок по заказчикам через электронные торговые площадки;
• подготовка и актуализация документации по специальным видам контрактов (с особыми требованиями к отчётности);
• формирование сопроводительных документов и закрывающих актов по таким контрактам.

Требования:

• опыт работы от 1 года в документообороте, бухгалтерии первички, на складе или в коммерческом отделе производственной компании;
• уверенное владение 1С:Предприятие (заведение контрагентов, формирование счетов, проведение реализаций) — обязательный навык;
• хорошее знание Excel (сводные таблицы, ВПР, фильтры);
• знание форм первичных документов: ТОРГ-12, УПД, счета-фактуры, акты;
• внимательность к деталям — ошибки в документах недопустимы;
• умение работать с несколькими задачами одновременно и соблюдать дедлайны;
• грамотная письменная речь (много переписки с контрагентами и внутри компании);
• будет преимуществом:
  - опыт подготовки тендерной документации;
  - работа на электронных торговых площадках (Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, ЕЭТП);
  - опыт работы с контрактами, требующими особого контроля документооборота.

Условия:

• официальное оформление по ТК РФ с первого дня;
• режим работы: понедельник – пятница с 8:30 до 17:30 выходные - суббота, воскресенье;
• место работы: офис на территории производственного предприятия (Великий Новгород);
• заработная плата: оклад 50 000 рублей.