Казанская улица 3
Мы ищем активного, собранного и мобильного младшего ассистента, который будет работать в связке со старшим ассистентом и помогать в решении рабочих, организационных и операционных задач.
На первом этапе основной акцент будет сделан на поручениях, связанных с бизнесом: работа с информацией и документами, деловая переписка, координация процессов, взаимодействие с сотрудниками и контрагентами, контроль исполнения задач и выполнение текущих поручений.
По мере адаптации, формирования доверия и успешного взаимодействия ассистент будет постепенно подключаться к отдельным личным поручениям руководителя и смежным организационным вопросам, связанным с домом.
Это позиция для человека, которому нравится интересная, динамичная и разноплановая работа. Задачи могут быть совершенно разного формата: от подготовки документов и поиска информации до организации встречи, взаимодействия с подрядчиком или срочного выезда по поручению.
О команде и атмосфере
Руководитель — активный, структурный, быстрый в принятии решений человек. При этом мы работаем в теплой, уважительной атмосфере: с улыбкой, поддержкой, эмпатией и нормальной человеческой коммуникацией. Нам важно, чтобы в команде был человек, с которым приятно взаимодействовать каждый день - доброжелательный, позитивный, отзывчивый и умеющий слышать других.
Формат работы
• Работа в непосредственной связке со старшим ассистентом.
• На начальном этапе — преимущественно рабочие и бизнес-процессы с постепенным погружением в
специфику работы руководителя и компании.
• Формат частично удалённый, частично очный.
• Периодически потребуются совместная работа со старшим ассистентом, поездки по городу и выполнение выездных поручений.
• График гибкий и зависит от текущих задач. Важно быть готовым к изменениям приоритетов и периодическим срочным поручениям.
Что нужно будет делать:
• Выполнение рабочих и организационных поручений старшего ассистента и руководителя.
• Помощь старшему ассистенту в контроле текущих бизнес-процессов.
• Сбор, проверка, структурирование и систематизация информации.
• Подготовка документов, писем, таблиц, справок и других рабочих материалов.
• Ведение деловой переписки.
• Взаимодействие с сотрудниками, партнёрами, подрядчиками и контрагентами.
• Организация встреч, звонков, поездок и других рабочих процессов.
• Контроль сроков исполнения поставленных задач.
• Получение обратной связи от ответственных лиц и информирование о текущем статусе.
• Ведение списка задач и контроль их своевременного закрытия.
• Поиск необходимых специалистов, сервисов, товаров или информации.
• Выполнение выездных поручений: забрать, передать, отвезти, проверить, проконтролировать.
• Оперативное реагирование на новые вводные и внештатные ситуации.
• Подстраховка старшего ассистента в период высокой загрузки.
• Соблюдение конфиденциальности и внутренних правил.
После прохождения периода адаптации и при успешном взаимодействии:
• Подключение к отдельным личным поручениям руководителя;
• Помощь в организации личных и бытовых процессов;
• Взаимодействие с подрядчиками и сервисными службами по личным вопросам;
• Постепенное расширение зоны ответственности.
На что обращаем внимание:
• Внимательность, активность, структурное мышление.
• Внимательность и умение работать с большим количеством информации.
• Активность, инициативность и самостоятельность.
• Структурное мышление, умение расставлять приоритеты и контролировать несколько задач одновременно.
• Готовность быстро переключаться между разными направлениями.
• Грамотная устная и письменная речь, уверенное владение деловой перепиской.
• Умение корректно общаться с руководителями, сотрудниками и контрагентами.
• Ответственность, пунктуальность и исполнительность.
• Способность самостоятельно разобраться в новой задаче и довести её до конкретного результата.
• Уверенное владение компьютером, телефоном и основными офисными программами.
• Наличие собственного ноутбука.
• Мобильность и готовность к поездкам по рабочим поручениям.
• Готовность к гибкому графику и периодическим срочным задачам.
• Соблюдение конфиденциальности.
Будет преимуществом:
• Опыт работы ассистентом руководителя, бизнес-ассистентом, координатором, администратором или проектным менеджером.
• Опыт выполнения организационных и операционных задач.
• Опыт ведения деловой переписки и работы с документами.
• Опыт взаимодействия с подрядчиками, сотрудниками и контрагентами.
• Умение быстро обучаться и адаптироваться к новым процессам.
Что мы предлагаем:
• Стабильную и своевременную выплату заработной платы;
• Работа в непосредственной связке со старшим ассистентом.
• Частично удалённый, частично очный формат работы.
• Гибкий график в зависимости от поставленных задач.
• Наличие рабочих и выездных поручений.
• Испытательный срок — 3 месяца.
• Заработная плата на период испытательного срока — 50 000 ₽.
• После успешного прохождения испытательного срока условия и размер заработной платы
пересматриваются по результатам работы.
• Стабильная и своевременная выплата заработной платы.
• Долгосрочное сотрудничество при успешной работе.
• Постепенное погружение в процессы и расширение зоны ответственности.
• Разноплановые задачи и опыт как в бизнес-ассистировании, так и в организации личных процессов
руководителя.
Эта работа не подойдет, если:
• Вам нравится интересная и разноплановая работа без однообразного набора функций.
• Вы умеете быстро включаться в новые задачи и не теряетесь при изменении планов.
• Вы готовы работать как удалённо, так и очно, спокойно относитесь к поездкам и выездным поручениям.
• Вы умеете работать с документами, перепиской, людьми и организационными вопросами.
• Вы готовы начинать с роли помощника, постепенно погружаться в процессы и расширять свою зону
ответственности.
• Вы хотите получить разносторонний опыт в бизнес-задачах и личном ассистировании.
• Вы получаете удовлетворение, когда задача полностью решена и есть конкретный результат.
Эта вакансия НЕ подойдет, если:
• Вы ищете исключительно удалённую работу.
• Вам необходим строго фиксированный график без возможных изменений.
• Вы не готовы к поездкам и выездным поручениям.
• Вы предпочитаете выполнять только однотипные задачи.
• Вы ждёте подробной пошаговой инструкции по каждому вопросу.
• Вы не готовы самостоятельно искать информацию и варианты решения.
• Вы не умеете контролировать сроки и нуждаетесь в постоянных напоминаниях.
• Вы теряетесь при большом количестве параллельных задач.
• Вы не готовы постепенно подключаться как к бизнес-задачам, так и к отдельным личным поручениям
В сопроводительном письме, пожалуйста, укажите:
Есть ли у вас опыт работы ассистентом, координатором, администратором или на другой схожей позиции.
Какие рабочие и организационные задачи вы выполняли ранее.
Есть ли у вас опыт ведения деловой переписки и работы с документами.
Есть ли у вас собственный ноутбук.
Готовы ли вы к частично удалённому, частично очному формату и рабочим поездкам.
Готовы ли вы к гибкому графику и периодическим срочным поручениям.
Приведите пример ситуации, когда вам пришлось самостоятельно и быстро решить нестандартную задачу.
Почему вам подходит формат разноплановой работы.
Что для вас важно во взаимодействии со старшим ассистентом и руководителем.
