Главный специалист отдела делопроизводства

Обязанности:

• В целях реализации задач и функций, возложенных на отдел, главный специалист отдела обязан:

  1) соблюдать требования законодательства Российской Федерации и законодательства Ставропольского края о государственной гражданской службе и противодействии коррупции;

  2) знать и исполнять требования, установленные для работы с электронными документами в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело»;

  3) участвовать в организации работы по рассмотрению обращений, поступивших в управление на «Телефон доверия»;

  4) осуществлять регистрацию обращений и размещение информации о поступивших обращениях по вопросам жилищно-коммунального хозяйства и о результатах их рассмотрения в государственную информационную систему жилищно-коммунального хозяйства (ГИС «ЖКХ»);

  5) обеспечивать контроль сроков исполнения поручений по обращениям и корреспонденции от юридических лиц, служебной документации;

  6) осуществлять оперативный учет прохождения документов посредством внесения в регистрационные карточки отметок о принятии документа в работу, о передаче должностным лицам, поручений руководства управления, отметок о взятии поручений на контроль, сведений о ходе и результатах рассмотрения обращений;

  7) распечатывать на бумажных носителях документы для представления на рассмотрение руководству. В случае наличия в обращении ссылок на ранее поступившие или изданные письма, документы, прикладывать их копии или, при необходимости, письменные пояснения;

  8) проставлять на обращениях штамп управления и вносить в него входящий номер и дату регистрации;

  11) готовить к поступившим документам проекты резолюций начальника управления и его заместителей в соответствии с распределением обязанностей;

  12) передавать поступившие документы и подготовленные исполнителями исходящие проекты писем начальнику управления, заместителям начальника управления согласно распределению обязанностей;

  13) передавать документы в соответствии с резолюциями руководителей управления на исполнение в соответствующие подразделения управления, подведомственные организации;

  14) проверять соответствие представляемых в отдел служебных документов и писем требованиям ГСДОУ и ГОСТов на организационно-распорядительную документацию, положениям и инструкциям по ведению делопроизводства;

  15) возвращать исполнителям недоработанные или неверно оформленные материалы, проекты документов;

  16) еженедельно готовить и направлять напоминания об истечении сроков исполнения поручений по документам в подразделения управления;

  17) по поручению начальника отдела рассматривать обращения граждан по компетенции, готовить на них проекты ответов, писем;

  18) представлять для визирования начальнику отдела подготовленные проекты писем, документов;

  19) готовить копии материалов, хранящихся в отделе, при необходимости заверяет их;

  20) осуществлять в соответствии с номенклатурой дел формирование дел, их учет и хранение в течение установленного срока;

  21) обеспечивать сохранность находящейся в отделе служебной документации;

  22) готовить предложения в перспективные и текущие планы работы отдела;

  23) ежемесячно подготавливать информационные и аналитические материалы по работе с обращениями граждан для начальника управления.

Требования:

• На должность главного специалиста назначается лицо, имеющее ВЫСШЕЕ профессиональное образование, квалификацию по специальности, направлениям подготовки

Условия:

• Гражданскому служащему обеспечиваются надлежащие организационно-технические условия, необходимые для исполнения должностных обязанностей: служебное место оборудовано необходимыми средствами связи, оргтехникой, доступом к информационным системам.

• Гражданскому служащему предоставляются основные государственные гарантии, указанные в статье 52 Федерального закона, а при определенных условиях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - дополнительные государственные гарантии, указанные в статье 53 Федерального закона.