Ведущий специалист по операционной поддержке и развитию процессов экспортного лицензирования

Формат трудоустройства: трудовой договор через агентство

О позиции

Роль предполагает ежедневное взаимодействие с Trade Compliance и кросс-функциональными командами, контроль статуса лицензий, а также развитие более прозрачного, управляемого и автоматизированного процесса лицензирования. Специалист, который сможет анализировать существующий процесс, находить узкие места, сокращать объем ручных операций, внедрять системы приоритизации, автоматизацию, дашборды и инструменты контроля эффективности.

Ключевые обязанности:

1. Оптимизация и автоматизация процесса

• Анализ end-to-end процесса экспортного лицензирования и выявление основных причин задержек, повторяющихся проблем и ручных операций.
• Разработка и внедрение улучшений, направленных на сокращение lead time и повышение предсказуемости процесса.
• Автоматизация этапов сбора, проверки, консолидации и обработки информации.
• Стандартизация форматов данных, шаблонов запросов и пакетов документов.
• Разработка, тестирование и внедрение механизмов автоматического контроля сроков, reminders и эскалаций.
• Минимизация дублирования информации между Jira, Excel и другими системами.
• Участие в проектах continuous improvement / Kaizen по развитию процесса экспортного лицензирования.
• Оценка эффективности внедренных изменений и дальнейшая корректировка процесса.

2. Управление workflow

• Координация заявок на экспортные лицензии в корпоративной системе Jira/MS Fabrics, поддержание актуального статуса заявок, ответственных лиц, сроков и следующих действий.
• Контроль просроченных задач и открытых action items.
• Развитие структуры Jira/MS Fabrics для повышения прозрачности процесса - статусы, workflow, автоматические уведомления, SLA и контрольные точки.
• Обеспечение единого источника достоверной информации по текущему портфелю лицензий.

3. Приоритизация заявок

• Разработка и поддержание прозрачной системы приоритизации заявок на экспортные лицензии.
• Определение приоритетов с учетом бизнес-критичности, ожидаемых поставок, сроков, потенциального revenue impact, рисков остановки поставок и стадии прохождения лицензии.
• Подготовка предложений по изменению приоритетов при изменении бизнес-ситуации.
• Координация приоритетов между Sales, Service, Logistics, Marketing, CSA, Trade Compliance и другими заинтересованными подразделениями.

4. Аналитика, KPI и дашборды

• Создание и ведение аналитической отчетности по экспортному лицензированию.
• Построение и автоматизация дашбордов для руководства и рабочих команд.
• Формирование ключевых показателей процесса, включая: количество открытых заявок; статус и текущий этап; aging заявок; средний lead time; количество просроченных действий; bottlenecks по этапам; лицензии с приближающимся сроком окончания; распределение заявок по уровню приоритета; потенциальный бизнес-impact задержек.
• Подготовка регулярных management updates по статусу лицензирования, ключевым рискам и необходимым действиям.
• Анализ причин отклонений и формирование предложений по corrective actions.

5. Кросс-функциональное взаимодействие

• Координация Sales, Service, Logistics, Marketing, CSA, Regulatory Affairs, Trade Compliance и других подразделений в рамках процесса лицензирования.
• Проактивный запрос необходимой информации и контроль сроков ее предоставления.
• Фасилитация еженедельных встреч по экспортному лицензированию.
• Формирование повестки встреч на основании приоритетов и проблемных заявок.
• Фиксация решений, owners, deadlines и последующий контроль выполнения agreed actions.
• Эскалация системных проблем и критических задержек руководству.

6. Адаптация процесса к изменениям законодательства

• Мониторинг изменений внутренних требований и требований экспортного контроля совместно с Trade Compliance.
• Оперативное обновление внутренних процессов, шаблонов и требований к информации при изменении законодательства или практики регуляторов.
• Координация внедрения новых требований в смежных функциях.
• Обеспечение своевременной коммуникации изменений всем участникам процесса.

7. Координация процесса экспортного лицензирования

• Обеспечение ежедневного операционного взаимодействия с Trade Compliance и другими международными функциями, участвующими в оформлении экспортных разрешений.
• Мониторинг полного цикла заявок на экспортные лицензии - от подготовки документов до получения разрешения и последующего контроля срока его действия.
• Контроль текущего статуса заявок, сроков прохождения отдельных этапов и своевременная эскалация задержек или рисков.
• Координация получения дополнительных документов и разъяснений от внутренних подразделений, дистрибьюторов и конечных пользователей.
• Оперативная обработка нестандартных и ad-hoc запросов от Trade Compliance, международных коллег и государственных регуляторных органов, включая BAFA, METI и другие органы экспортного контроля.
• Поддержка процесса продления действующих экспортных разрешений и предотвращение ситуаций, когда лицензии истекают без своевременно запущенного процесса продления.

Требования к кандидату:

Опыт

• От 2 лет релевантного опыта в одном или нескольких направлениях:
  • ВЭД; Supply Chain; Trade Compliance Operations;
  • Project Management;
  • Опыт работы в лабораторной диагностике, медицинских изделиях, фармацевтике или другой регулируемой отрасли будет преимуществом.
• Опыт ведения нескольких параллельных проектов или процессов с различными сроками и приоритетами.

Process Improvement

• Практический опыт анализа и оптимизации бизнес-процессов.
• Способность самостоятельно выявлять bottlenecks, лишние ручные операции и причины задержек.
• Опыт стандартизации процессов, данных и отчетности.
• Способность переводить выявленные проблемы в конкретный план действий и доводить изменения до внедрения.

Аналитические и технические навыки

• Продвинутый уровень MS Excel:
  • Формулы и сводные таблицы;
  • Работа с большими массивами данных;
  • Power Query или аналогичные инструменты обработки данных.
• Опыт построения автоматизированной отчетности и дашбордов.
• Опыт работы с Power BI, Microsoft Fabric, Power Automate, JIRA или аналогичными инструментами будет существенным преимуществом.
• Способность структурировать большие объемы информации и переводить их в понятную управленческую отчетность.
• Понимание принципов KPI, SLA, aging analysis и workflow management.

Английский язык

• Английский язык не ниже Upper-Intermediate / B2.
• Уверенное ведение деловой переписки.
• Способность самостоятельно формулировать запросы и ответы международным коллегам.
• Способность аргументировать позицию компании и работать с официальными и ad-hoc запросами.
• Готовность регулярно взаимодействовать на английском языке с международными функциями.

Профессиональные качества

• Системное и аналитическое мышление.
• Высокая внимательность к деталям.
• Сильные организационные навыки.
• Проактивность и самостоятельность.
• Способность работать с большим количеством параллельных задач.
• Умение приоритизировать задачи на основании бизнес-impact и рисков.
• Развитые навыки кросс-функциональной коммуникации.
• Способность настойчиво, но конструктивно получать необходимую информацию от разных подразделений.
• Навыки фасилитации рабочих встреч.
• Ориентация не только на выполнение текущих задач, но и на повышение эффективности процесса в целом.

Существенным преимуществом будет

• Опыт автоматизации операционных процессов.
• Самостоятельная разработка Power BI / Fabric dashboards.
• Опыт внедрения workflow automation

Условия:

• Конкурентная заработная плата
• Годовой бонус
• Оплачиваемые больничные и отпускные дни до оклада
• Компенсация питания
• Мобильная связь / телефон
• ДМС
• Корпоративный английский язык
• Корпоративное обучение