Мичуринский проспект 6к3
О компании
Мы — строительная компания, реализующая проекты в сфере строительства и работающая с крупными объектами и государственными контрактами.
Сейчас мы развиваем команду и ищем офис-менеджера, который возьмёт на себя организацию повседневной работы офиса и поможет поддерживать порядок в административных процессах компании.
Нам нужен не просто человек на ресепшен, а самостоятельный и организованный сотрудник, который умеет держать под контролем множество текущих вопросов и доводить задачи до результата.
Чем предстоит заниматься:
— обеспечивать офис всем необходимым: канцелярией, водой, кофе, чаем, хозяйственными товарами и другими расходными материалами;
— контролировать остатки и своевременно оформлять заказы;
— взаимодействовать с поставщиками: запрашивать счета и коммерческие предложения, оформлять заказы, передавать счета в бухгалтерию на оплату, контролировать доставку и принимать поставки;
— взаимодействовать с курьерскими службами, организовывать отправку и получение документов;
— принимать и распределять входящие звонки и обращения;
— работать с входящей и исходящей корреспонденцией;
— помогать в организации встреч и совещаний: информировать участников, напоминать о времени проведения, решать организационные вопросы;
— выполнять текущие организационные поручения руководителей;
— взаимодействовать с бухгалтерией по счетам и текущим офисным расходам;
— организовывать работу подрядчиков и сервисных служб: согласовывать приезд специалистов, организовывать доступ в офис и контролировать выполнение работ;
— решать текущие вопросы, связанные с работой офиса и сотрудников;
— участвовать в обустройстве и оснащении офиса: подбор и заказ мебели, техники и необходимого оборудования;
— поддерживать порядок в документах и помогать сотрудникам с текущими административными вопросами.
Мы ожидаем:
— опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником руководителя будет преимуществом;
— уверенное владение ПК, электронной почтой, Excel и Google Таблицами;
— умение самостоятельно организовывать свою работу и расставлять приоритеты;
— способность одновременно вести несколько задач и не терять детали;
— внимательность и ответственность;
— хорошие коммуникативные навыки и умение взаимодействовать с сотрудниками, поставщиками и подрядчиками;
— готовность разбираться в новых задачах и самостоятельно искать решение.
Для нас особенно важно
Мы ищем человека, который не ждёт подробной инструкции по каждому вопросу.
Если заканчиваются расходники — понимает, что нужно заказать. Если сломалось оборудование — организует решение вопроса. Если необходимо собрать сотрудников на встречу — связывается со всеми и контролирует организационную часть.
Работа достаточно разнообразная: в течение дня могут быть и поставки, и документы, и поручения руководителя, и организационные вопросы сотрудников. Поэтому нам важен человек, которому комфортно работать в режиме многозадачности и который умеет поддерживать порядок в текущих процессах.
