Мы — команда в сфере электронной коммерции, развиваем продажи мужской и женской одежды на Ozon и Wildberries. Занимаемся развитием ассортимента, продвижением товаров, аналитикой продаж и улучшением внутренних процессов. Работаем полностью удалённо и активно используем современные сервисы и ИИ-инструменты. Сейчас команда растёт, поэтому ищем человека, который поможет системно организовывать работу и поддерживать дальнейшее развитие компании.
Ищем системного и самостоятельного ассистента руководителя в небольшую удалённую команду e-commerce бизнеса.
Это не классическая работа личного помощника и не только рекрутинг.
Основная задача — помогать руководителю держать под контролем работу команды, задачи, дедлайны и договорённости, участвовать в найме сотрудников, а в свободное от найма время — самостоятельно решать различные рабочие задачи руководителя.
Что нужно будет делать:
1. Контролировать задачи сотрудников
ежедневно проверять задачи команды в YouGile;
следить, чтобы у каждой задачи был понятный результат, ответственный и срок;
контролировать просроченные задачи;
напоминать сотрудникам о сроках и получать конкретный новый дедлайн, если задача переносится;
проверять закрытые задачи: действительно ли задача выполнена, есть ли ссылка, файл, скриншот или другой подтверждённый результат;
возвращать задачи на доработку, если результат оформлен некорректно;
следить, чтобы задачи не зависали и не терялись;
контролировать ежедневную и еженедельную отчётность сотрудников;
фиксировать нарушения сроков и повторяющиеся проблемы.
2. Разбирать совещания
работать с записями и транскрипциями Zoom-встреч;
при необходимости прогонять транскрипцию через ChatGPT/ИИ;
выделять из совещаний решения, задачи, ответственных и сроки;
переносить задачи в YouGile;
проверять, что сотрудники подтвердили задачи и поставили сроки;
следить, чтобы договорённости после встреч не терялись.
3. Помогать с наймом сотрудников
размещать и обновлять вакансии;
разбирать отклики;
отправлять кандидатам анкеты;
вести таблицу кандидатов;
проводить первичные короткие собеседования;
делать транскрипции собеседований и анализировать их через ChatGPT;
отправлять тестовые задания;
контролировать прохождение кандидатом всех этапов;
отбирать лучших кандидатов для финального интервью с руководителем;
помогать с первичным вводом нового сотрудника в работу.
4. Помогать руководителю решать рабочие задачи
Когда активного найма немного, значительная часть времени будет посвящена различным задачам руководителя.
Например:
найти нужную информацию в интернете;
изучить несколько вариантов решения вопроса и сделать краткую выжимку;
сравнить сервисы, подрядчиков, предложения или условия;
найти поставщика или исполнителя;
найти дизайнера, программиста, специалиста по рекламе, юриста или другого подрядчика;
запросить у нескольких подрядчиков цены и условия;
собрать предложения в таблицу и предложить лучшие варианты;
найти нужный сервис или инструмент;
разобраться, как выполнить новую задачу;
использовать ChatGPT и другие AI-инструменты для поиска решения;
подготовить черновик документа, инструкции, таблицы или сообщения;
выполнить небольшое интернет-исследование;
собрать информацию из разных источников и дать руководителю готовый вывод, а не просто ссылки.
Например, руководитель может написать:
«Найди 5 компаний, которые могут сделать такую упаковку, узнай цены и сроки и выбери три лучших».
И задача ассистента — самостоятельно пройти весь путь до понятного результата.
Или:
«Нужно понять, как решить вот эту проблему. Изучи варианты, прогони через ИИ, найди специалистов, если нужно, и предложи мне решение».
Мы ищем человека, которому можно передать проблему, а не только пошаговую инструкцию.
Какой человек нам нужен:
любит порядок и системность;
внимательно относится к деталям;
способен работать с задачами, таблицами и большим количеством информации;
не боится писать сотруднику второй и третий раз, если он не дал ответ;
умеет корректно, но настойчиво добиваться результата;
самостоятельно ищет решение, если чего-то не знает;
умеет пользоваться поиском;
умеет отличать полезную информацию от мусора;
не просто пересылает руководителю ссылки, а изучает их и делает вывод;
умеет пользоваться ChatGPT или готов активно его использовать;
может самостоятельно разобраться с новым сервисом;
умеет структурировать информацию;
хорошо пишет по-русски;
спокойно относится к повторяющимся задачам;
умеет доводить начатое до конца.
Особенно важное качество:
«Мне дали задачу → я разобрался → нашёл варианты → проверил → получил результат → вернулся с готовым ответом».
Будет преимуществом опыт:
менеджер маркетплейсов;
бизнес-ассистентом;
ассистентом руководителя;
координатором проектов;
операционным ассистентом;
HR-ассистентом;
рекрутером;
администратором онлайн-проекта;
координатором отдела продаж.
Плюсом будет опыт:
YouGile;
Trello / Kaiten / Asana / ClickUp / Битрикс24;
Google Таблицы;
Telegram;
Zoom;
ChatGPT / Claude / Gemini;
HH.ru.
Кто не подойдёт:
не любит напоминать людям;
считает, что один раз сказать сотруднику достаточно;
боится неудобных вопросов;
быстро устаёт от таблиц;
теряет детали;
ждёт пошаговых инструкций;
при первой сложности возвращает задачу руководителю;
хочет заниматься только творческими задачами;
хочет совмещать с несколькими полноценными проектами;
просто собирает информацию, но не анализирует её.
Условия:
полностью удалённая работа;
полная занятость;
график 5/2;
работа преимущественно по московскому времени;
50 000 ₽ на старте;
после испытательного срока — 60 000 ₽;
в дальнейшем возможен дополнительный KPI;
работа напрямую с руководителем;
YouGile, Telegram, Google Таблицы, Zoom и AI-инструменты;
возможность со временем вырасти в операционного менеджера / координатора команды.
Главный результат работы:
Руководителю не приходится самостоятельно постоянно спрашивать:
«Кто сделал задачу?»
«Почему нет срока?»
«Что решили на совещании?»
«Почему задача просрочена?»
«Что с кандидатом?»
«Кто-нибудь уже нашёл подрядчика?»
Ассистент сам держит эти вопросы под контролем и приходит с понятным статусом или готовым решением.
