Администратор

Обязанности:

• Организация пропускного и внутриобъектового режима: оформление и выдача пропусков, ведение таблицы учёта посетителей, координация с охраной по вопросам доступа, контроль соблюдения правил нахождения на территории БЦ.
• Приём и маршрутизация обращений: обработка входящих звонков, писем, чатов и личных запросов от собственников,арендаторов и посетителей; распределение задач между профильными службами (эксплуатация, клининг, ИТ, охрана), контроль сроков исполнения.
• Информационная поддержка арендаторов: консультирование по тарифам, правилам эксплуатации помещений, порядку подачи заявок, графику работы БЦ и смежных сервисов; актуализация информационных материалов (памятки, регламенты, объявления).
• Координация сервисных процессов: приём и оформление заявок на мелкий ремонт, уборку, вывоз мусора, работу лифтов и т. п.; контроль их выполнения подрядными организациями, фиксация результатов, взаимодействие с диспетчерами и техслужбой.
• Работа с инцидентами и ЧС: оперативное реагирование на аварийные и нештатные ситуации (протечки, отключения, задымление и др.) по утверждённым алгоритмам, оповещение ответственных лиц и служб, обеспечение безопасности людей и имущества.
• Документационное сопровождение:делопроизводство , подготовка актов в составе комиссии (осмотров, фиксации повреждений), ведение журналов, формирование отчётности , контроль сроков действия документов и т.п.
• Поддержание порядка и имиджа зоны ресепшен и общественных пространств: визуальный контроль чистоты и исправности оборудования в зоне ответственности, своевременное информирование технических специалистов о выявленных недостатках.
• Взаимодействие с внешними контрагентами : координация доступа сервисных бригад, подрядчиков, курьеров; содействие при проверках и осмотрах в рамках своих полномочий.
• Организационные вопросы.

Требования:

• Образование: среднее профессиональное или высшее (профильное не обязательно).
• Опыт работы: от 1 года на административных позициях (в БЦ, отелях, ресепшен, службе сервиса) либо в
• сервисе с высокой нагрузкой.
• Знание регламентов БЦ: понимание правил пропускного режима, порядка взаимодействия с арендаторами и подрядчиками, базовых норм пожарной безопасности и охраны труда.
• Навыки работы с техникой и ПО: уверенное владение MS Office; желателен опыт работы в CRM, системах заявок/диспетчерских , системах контроля доступа (СКУД)
• Коммуникация: грамотная устная и письменная речь, умение спокойно и чётко объяснять правила, корректно вести переписку с собственниками,арендаторами и внешними контрагентами.
• Личные качества: стрессоустойчивость, внимательность, ответственность, способность работать в режиме многозадачности, обучаемость.

Условия:

Обсуждаются на собеседовании